Форма для заполнения информации по налогу на деньги, выплаченные работникам, называется 1-НДФЛ. Этот документ составляется исключительно налоговыми агентами. Он является одним из первичных документов для ведения налогового учета на предприятии.

К ним относятся:

• предприятия, зарегистрированные на территории РФ;
• филиалы или представительства европейских компаний;
• частные нотариальные конторы, имеющие отношения к доходам физических лиц.

Порядок заполнения

Форма 1-НДФЛ заполняется раз в месяц, с учетом определенной ставки 13,3% или 35%, которая рассчитывается исходя из дохода физлица. Она заполняется как при исполнении трудового договора, так и договоров гражданского права. Если происходит расчет за товары, какие-либо работы или услуги между второй стороной и индивидуальным предпринимателем, и ИП представит документ о том, что он не является зарегистрированным как юридическое лицо, то карточка 1-НДФЛ не составляется.

Налоговая карточка составляется отдельному сотруднику организации, который имеет ежемесячный облагаемый налогом (за какой-либо отчетный период) доход. Существуют доходы, не подлежащие налогообложению, вне зависимости от суммы получаемой выплаты, а именно:

• выплаты по случаю беременности и родам;
• единоразовый доход за постановку на учет в поликлинику по беременности;
• социальная выплата при рождении ребенка или установлении опекунства над ребенком;
• пособие по присмотру за ребенком до 1,5 лет;
• социальные выплаты по потере места работы.

Бланк 1-НДФЛ состоит из 8 разделов, которые подлежат обязательному заполнению. Рассмотрим более подробно каждый из них.

Раздел 1

Этот раздел содержит в себе общие сведения об источнике дохода (налоговом агенте). Сюда вносят:

• индивидуальный налоговый номер организации;
• номер (код) налоговой службы, где компания состоит на учете;
• код территории муниципального образования, в бюджет которой перечисляется налог;
• информацию об агенте - наименование или ФИО (для ИП).

Раздел 2

В него вносятся сведения о налогоплательщике.

Изначально заполняется ИНН физического лица, которое указано в документе, выданном налоговой службой РФ (п. 2.1).

Пункт 2.2 - Код страхового свидетельства налогоплательщика в ПФ РФ.

Пункт 2.3 - Указывается фамилия, имя и отчество физлица, в соответствии с паспортом Российской Федерации. Если налогоплательщик является гражданином другой страны, данные заполняются латинскими буквами.

Пункт 2.4 - Вид документа, подтверждающего личность (выбирается с определенного справочника).

Пункт 2.5 - Реквизиты паспорта (серия и его номер).

Пункт 2.6 - Дата рождения (в соответствии с паспортными данными).

Расчет налоговой базы

Раздел 3

В этом разделе производится расчет налоговой базы и суммы НДФЛ. Если лицо - резидент страны, ставка налога будет составлять 13,3%, если он гражданин другой страны, ставка достигает 30% от суммы дохода.

Изначально выводится сумма на начало отчетного периода:

• долг за организацией;
• долг за физически лицом.

• день поступления выплаты на счет налогоплательщика;
• день передачи суммы в натуральной форме (из кассы в руки);
• оплата физлицом процентов по кредитам.

После произведения всех расчетов в карточке записывают сумму начисленного и удержанного НДФЛ, а также долг на конец отчетного периода за налоговым агентом и налогоплательщиком.

Раздел 4

В этом разделе рассчитывают налоговую базу и НДФЛ на дивиденды. Указывают информацию по следующим пунктам:

• общая сумма дивидендов;
• начисленный налог;
• удержанный налог;
• долг за налоговым агентом и налогоплательщиком;
• сумма, перечисленная в налоговую службу;
• возвращенная излишняя сумма НДФЛ, в случае ее возникновения.

Если налогоплательщик - резидент, ставка по НДФЛ составит 6% от суммы дивидендов, не резидент - 30%.

Раздел 5

Бланк 1-НДФЛ заполняется в этом разделе по следующим критериям:

• сумма выигрышей, призов;
• выплаты по страховкам на жизнь, заключенным в добровольном порядке;
• проценты от депозитного вклада, получаемые клиентом;
• и многое другое.

Эта справка (1-НДФЛ) заполняется по каждому критерию отдельно. Иногда их может быть несколько в одной таблице. Отдельно с суммы вычитается 35% и переносится в пункт «Исчисленная сумма». Далее заполняется удержанный налог, затем - оставшийся долг за предприятием или работником на конец рассчитываемого периода, перечисленный налог и сумма, излишне удержанная, если таковая имеется.

Форма 1-НДФЛ также содержит раздел 6, где подсчитываются итоговые удержания по ставкам (35%, 30%, 13%, 6%).

Образец заполнения разделов 7 и 8 можно увидеть в приказах, утвержденных налоговым законодательством.

Отличие 1-НДФЛ от налогового регистра

Эти формы отчетности отчасти схожи между собой. Но, как показывает практика, заполнение 1-НДФЛ проходит намного проще. Она не имеет части пунктов, которые указываются в налоговом регистре. Чтобы отчетность была сдана в полном объеме, необходимо взять за основу форму 1, но добавить к ней дополнительные строки.

Налоговый регистр, как и форма № 1, это первичные документы для составления налоговой отчетности. Этот документооборот необходим и обязателен для каждой организации или индивидуального предпринимателя. Все данные сюда записываются в конце каждого отчетного периода (месяца), когда работники получили свою заработную плату.

Основанием для ведения документооборота является трудовой договор. Главная задача - все суммы, указанные в гражданско-правовом или трудовом договоре должны выплачиваться сотруднику компании, и из них бухгалтер обязан произвести отчисления в налоговую службу.

На данный момент множество документов заполняется в автоматизированном режиме.

Индивидуальные предприниматели, которые принимают на работу сотрудников, несут дополнительные обязанности по уплате налогов и за них. Кроме того, как налоговый агент предприниматель должен осуществлять периодическую подготовку различной документации по удержанию подоходного налога. Одним из таких документов является форма 1-НДФЛ.

О ней мало кто помнит, но налоговое законодательство предусматривает обязательное её заполнение налоговыми агентами, в том числе и индивидуальными предпринимателями.

Что такое 1-НДФЛ?

Налоговая карточка 1-НДФЛ служит для учета доходов и налога на доходы, полученных физическим лицом у данного налогового агента. Этот документ относится к первичной налоговой документации, поэтому её ведение носит обязательный характер: заполнение бланка осуществляется ежемесячно после производства денежных выплат и удержания с них сумм подоходного налога.

Основанием для заполнения служат договорные отношения между работодателем и физическим лицом.

Отметим, что карточку требуется заполнять и в случае, если сторонами трудовых отношений заключен гражданско-правовой договор.

Как заполнять 1-НДФЛ?

Бланк 1-НДФЛ имеет утвержденную форму, а порядок её заполнения регламентирован соответствующими нормативными документами ФНС России. Карточка заполняется на каждое физическое лицо, получившее от работодателя в отчетном периоде денежные выплаты, в том числе и те, в отношении которых предусмотрены налоговые вычеты. В документе не отражаются выплаты, которые по законодательству не подлежат налогообложению, например, социальные пособия.

Образец заполнения формы 1-НДФЛ можно найти как в налоговой инспекции по месту регистрации предпринимателя, так и на многочисленных сайтах в интернете. Но данный образец может многим и не понадобиться. Дело в том, что с 1 января 2011 года форма 1-НДФЛ не применяется, поскольку в Налоговый кодекс РФ были внесены изменения: с 2012 года все налоговые агенты должны вместо налоговой карточки 1-НДФЛ вести налоговые регистры.

Форма этого документа не утверждена, поэтому предприниматели и другие налоговые агенты вправе разработать их самостоятельно. При этом ФНС рекомендует включить в бланки следующие сведения:

• Информацию о налогоплательщике.
• Вид дохода.
• Виды предоставленных налоговых вычетов.
• Сумму дохода.
• Дату получения дохода.
• Дату удержания и перечисления НДФЛ.

Несмотря на то что форма 1-НДФЛ с 2012 года не используется, на практике можно встретить немало случаев её заполнения: многие налоговые агенты предпочли не утруждать себя разработкой форм регистра и по-прежнему ведут карточки о доходах. Поэтому 1-НДФЛ и в 2019 году будет востребована.

Но следует помнить, что данная форма документа уже не действует и при проведении проверки фискальные органы могут сделать обоснованные замечания по этому поводу. Чтобы этого избежать, стоит перейти на использование налоговых регистров, тем более что практика их использования, как и варианты форм, уже наработана достаточная.

Налог на доходы физических лиц: Видео

1-НДФЛ. Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц. Утверждена приказом МНС РФ от 31.10.2003 N БГ-3-04/583. Налоговая карточка 1-НДФЛ является первичным документом налогового учета. Ее обязаны составлять налоговые агенты -- российские организации, представительства иностранных организаций, индивидуальные предприниматели, частные нотариусы, являющиеся источником дохода физических лиц.

Ведение карточки осуществляется ежемесячно с учетом особенностей исчисления сумм налога, предусмотренных для различных видов доходов, облагаемых налогом по ставке 13, 30 или 35%, исходя из начисленного налогоплательщику дохода.

Карточка 1-НДФЛ заполняется в случае начисления и выплаты соответствующих доходов как во исполнение трудовых соглашений (контрактов), так и гражданско-правовых договоров (отношений), возникающих между налоговыми агентами и физическими лицами. Если налоговые агенты производят выплату доходов индивидуальным предпринимателям за приобретенные у них товары, продукцию или выполненные работы, и эти индивидуальные предприниматели предъявили документы, подтверждающие их государственную регистрацию в качестве индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, Налоговая карточка на такие произведенные выплаты не составляется.

Налоговая карточка 1-НДФЛ заполняется на каждое физическое лицо, получившее в отчетном периоде доходы, подлежащие налогообложению в соответствии с действующим законодательством, включая доходы, в отношении которых предусмотрены налоговые вычеты. Не отражаются в карточке доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения) независимо от суммы полученного дохода в соответствии со ст. 217 НК РФ, кроме доходов, частично освобождаемых от налогообложения. Например, не отражаются в карточке выплаты, производимые налоговым агентом, подпадающие под действие п. 1 ст. 217:

• пособие по беременности и родам;
• единовременное пособие за постановку на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности;
• пособие при рождении и при усыновлении ребенка;
• пособие по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет;
• пособие по безработице.

В аналогичном порядке не учитываются при заполнении карточки государственные пенсии, назначаемые в порядке, установленном действующим законодательством (п. 2 ст. 217), все виды компенсационных выплат в пределах норм, установленных действующим законодательством, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления, выплачиваемых в случаях, указанных в п.

Форма 1-НДФЛ представляет собой специальную карточку, которая позволяет вести учет доходов и подоходного налога. Этот документ составляется и передается в ИФНС налоговым агентом (работодателем).

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

В соответствии с правилами, прописанными в нормативных актах, формировать 1-НДФЛ следует ежемесячно – в момент начисления зарплаты и внесения НДФЛ в казну.

С 2011 года рассматриваемая форма была заменена налоговыми регистрами, которые ныне рассматриваются как 1-НДФЛ.

Основные моменты

Несмотря на то, что документ 1-НДФЛ был преобразован из карточки в налоговый регистр () этот отчет до сих пор составляется работодателями.

В этой форме имеются специальные поля для отражения:

1. Доходов физических лиц, полученных ими в течение месяца и квартала.
2. Налоговых вычетов, которые привели к сокращению налоговой базы.
3. Величины фактических выплат по НДФЛ, направленных в казну.

Понятия

В настоящее время 1-НДФЛ составляется на основании формы, установленной ФНС России, однако до сих пор его часто называют регистром подоходного налога.

Кто должен сдавать справку

Ранее уже упоминалось, что документ 1-НДФЛ должен формироваться по денежным поступлениям каждого физического лица.

При этом заполняет ее не сам гражданин, а его налоговый агент – работодатель. В самих организациях 1-НДФЛ рассматривается в качестве первичного документа налогового учета.

Существует несколько правил заполнения 1-НДФЛ, а именно:

• она формируется по итогам каждого месяца, когда составляются ведомости по зарплате и на доходы работника начисляется налог;
• бухгалтерия формирует сведения по каждому отдельному работнику и заносит их в справку.

Стоит отметить, что налоговые агенты отражают в 1-НДФЛ только не все доходы. Так, не отражаются в ведомости:

• пособия по беременности и родам;
• выплаты по случаю рождения или усыновления ребенка;
• пособия по уходу за ребенком;
• выплаты по безработице.

Нормативная база

Вопросы, касающиеся взимания подоходного налога с физических лиц, находят подробное отражение в главе 23 Налогового кодекса РФ.

При этом в статье 230 точно указано, что:

Сама форма 1-НДФЛ была принята и утверждена в 2003 году Приказом ФНС N БГ-3-04/583. Позднее было разрешено заполнять документ в свободном виде – так, как это удобно налоговому агенту.

Ныне наблюдается возврат к прежней схеме, поскольку это обеспечивает более упорядоченный процесс учета доходов, вычетов и налоговых отчислений.

Порядок подачи налоговой карточки 1-НДФЛ

Как уже было установлено выше – карточка 1-НДФЛ формируется на базе утвержденного ФНС бланка, причем этот процесс осуществляется ежемесячно.

Такой подход обеспечивает одновременность ведения налогового и бухгалтерского учета в компании и исключает возможность расхождения сведений.

Процесс составления 1-НДФЛ сводится к следующему:

1. В бухгалтерии работодателя к концу каждого месяца составляются ведомости по выплате зарплаты, премиальных и компенсационных платежей, а также отпускных.
2. На основании приведенных в них сведений составляются справки 1-НДФЛ, которые включают в себя информацию о каждом отдельном работнике.
3. Документ передается в ИФНС. Он предоставляет налоговым органам информацию обо всех денежных поступлениях отдельного сотрудника и фактической суммы налога, начисленной на них.

Состав документа (бланк)

Бланк 1-НДФЛ 2019 года прилагается к данной статье. Он состоит из 9-ти разделов, в которых в удобном виде представляются сведения о денежных поступлениях, налоговых вычетах и налоговых платежах, касающихся конкретного лица.

Целесообразно определить более подробно содержание отдельных частей документа.

Раздел 1 – налоговый агент

Здесь указываются сведения о налоговом агенте (работодателе), в частности:

• ИНН и КПП;
• код ИФНС, к которой по месту регистрации относится компания;
• полное наименование и ОКТМО налогового агента;
• адрес, ОГРН и контактный телефон фирмы.

Раздел 2 — налогоплательщик

В этой части 1-НДФЛ приводятся сведения, относительно физического лица, выступающего плательщиком подоходного налога, а именно:

• ИНН и СНИЛС;
• Ф.И.О и дата рождения;
• паспортные данные;
• место жительства и регистрации.

Если плательщик не является резидентом РФ, то в этом разделе указываются также код страны его регистрации и адрес в этой стране.

Раздел 3 – налоговая база

Одна из самых важных частей документа, где отражается величина налоговой базы, на которую впоследствии начисляется подоходный налог по ставке 13% (резиденты) и 30% (нерезиденты).

Здесь приводится таблица, в которой подробно расписываются:

• величина дохода;
• размер налоговых отчислений;
• сумма вычетов;
• объем начисленных и фактически уплаченных налогов и долг перед ИФНС.

В конце раздела приводятся реквизиты платежного документа, в котором первоначально отражался начисленный НДФЛ.

Раздел 4 – дивиденды

Этот раздел посвящен решению учредителей компании, касающемуся уплаты дивидендов (дата, сумма), а также начисленного на них подоходного налога. По сути, здесь отражается налоговая база, облагаемая по ставке 9%.

Раздел 5 – особые виды доходов

Выигрыши в конкурсах и лотереях облагаются по ставке 35%. Именно они и находят отражение в этой части документа.

Раздел 6 – итоговые сведения по налогам

В этой части приводится сводная информация по начисленному и уплаченному в казну налогу по ставкам 13%, 30%, 9% и 35%. Итоги подводятся по данным на конец месяца.

Раздел 7 – итоговые сведения по доходам

В седьмом разделе указываются суммарные доходы каждого физического лица, а также суммарная величина налогов по каждому работнику. Здесь же указываются и налоговые вычеты. В конце раздела устанавливается итоговая сумма.

Раздел 8 – перерасчеты

Эта часть создана специально для корректировки ошибок, допущенных в предыдущем налоговом периоде. Здесь приводятся перерасчеты, после чего делается доплата или формируется запрос в ИФНС на возврат части уплаченного ранее НДФЛ.

Раздел 9 – 2-НДФЛ

Это позволяет выделить из общей суммы денежных поступлений физического лица доходы от трудовой деятельности.
В конце документа проставляется подпись работника (налогоплательщика) и дата его составления.

Алгоритм формирования

Налоговое законодательство четко закрепляет за налоговыми агентами, в лице которых выступают работодатели, ведение формы 1-НДФЛ или налогового регистра ().

При этом обязательными полями в документе выступают:

1. Налоговая база в целом и по отдельным видам налоговых ставок.
2. , и .
3. Начисленные суммы подоходного налога.

На основании сведений регистра ИФНС должна с легкостью идентифицировать того или иного налогоплательщика по таким параметрам, как:

• сумма дохода;
• положенные вычеты;
• фактические платежи и задолженности;
• реквизиты платежных документов;
• личные данные физического лица.

Удобство составления формы 1-НДФЛ состоит в том, что она ведется отдельно – в разрезе каждого конкретного плательщика.

Пример заполнения (образец)

Форма 1-НДФЛ обладает весомым преимуществом перед налоговыми регистрами, которые формировались в произвольной форме:

По сути, уточненная форма 1-НДФЛ может рассматриваться как более совершенный вид налоговой декларации.

Она, в свою очередь, способна аккумулировать немало полезной информации, необходимой налоговому ведомству для осуществления камеральных проверок.

Если обнаружена ошибка

Нередко в процессе составления справки 1-НДФЛ бухгалтера допускают ошибки. В этом свете им следует знать основные правила их исправления в данном документе, а именно:

1. Если ошибка допущена в 1-2 разделах, то неверные данные аккуратно перечеркиваются, а рядом вписываются корректные сведения. При этом в конце документа указывается «Исправленному верить».
2. Если неточность допущена в 3-9 разделах, то ошибка не исправляется – неточность будет указана в декларации за следующий период в разделе 8.

Единственным случаем, когда исправления допускаются в 3-9 разделах, является ситуация завершения функционирования организации.

Иными словами, если фирма работает последний месяц, то ошибки в 1-НДФЛ исправляются прямо на месте.

Таким образом, в 2019 году 1-НДФЛ продолжает оставаться налоговой карточкой в которой отражаются сведения относительно денежных поступлений, налоговых вычетов и выплат по НДФЛ конкретного лица.

Составляется она не самим налогоплательщиком, а его работодателем, который играет роль налогового агента.

Документ представляется в ИФНС ежемесячно – по мере начисления зарплаты и обложения ее налоговыми выплатами.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.