В учреждениях имеются определенные категории имущества и обязательств, для отражения которых не предусмотрены балансовые счета. В этом случае нужная информация может накапливаться на забалансовых счетах. Об особенностях такого учета в организациях госсектора мы рассказываем в этой статье.

Забалансовые счета бухгалтерского учета учреждений

Учет арендованного имущества на забалансовом счете

Отражение объектов операционной и неоперационной аренды в бухгалтерском учете арендатора и арендодателя подробно расписано в главе V федерального стандарта «Аренда». Однако, про забалансовый учет там ничего нет, поэтому нужно руководствоваться п.381-384 Инструкции 157н. Показывать за балансом следует только имущество, переданное как по договору операционной аренды, так и неоперационной аренды:

• на счете 25 – отданное в возмездное пользование в части переданных прав пользования;
• на счете 26 – отданное на льготных условиях или безвозмездно, но без закрепления права оперативного управления.

У арендодателя переданные по договору объекты остаются на балансе и дополнительно появляются на забалансовых счетах. Делается это для того, чтобы оперативно получать информацию о том, какое имущество, числящееся на счетах 0 101 хх 000 или 0 103 хх 000 передано в аренду, и отразить эти данные в бухгалтерской отчетности.

Принятие на забалансовый отчет осуществляется на основании Акта приема-передачи ф.0504101 (приказ Минфина 52н) по указанной в этом документе цене. Учет по сч.25 и 26 ведется в карточке количественно-суммового учета ф.0504041 в разрезе:

• видов имущества;
• пользователей;
• мест нахождения.

Списание объекта в уменьшение счетов 25 и 26 из-за прекращения действия договора производится по той же стоимости.

Учет спецодежды на забалансовом счете

На основании Инструкции 157н специальная одежда и обувь, а также средства индивидуальной защиты (СИЗ) учитываются на счете 0 105 35 000 «Мягкий инвентарь». В момент выдачи указанного имущества работникам по ведомости выдачи МЦ на нужды учреждения ф.0504210 выполняется списание с баланса. Для того, чтобы контролировать использование сотрудниками спецодежды, спецобуви и СИЗ, все полученные ТМЦ приходуются на забалансовый счет 27.

Типовые отраслевые нормы выдачи спецодежды

Учет на сч.27 ведется на основании п.385-386 Инструкции 157н. На каждого сотрудника заводится карточка количественно-суммового учета ф.0504041. По истечении нормативного срока носки отдельных предметов или из-за порчи либо фактического износа, спецодежда списывается с забаланса на основании акта ф.0504143. Приход (увеличение) сч.27 и расход (уменьшение) сч.27 осуществляется по балансовой стоимости МЗ. На счете 27 можно учитывать форменную одежду и другие МЗ, выдаваемые в личное пользование работникам.

Забалансовый счет 21 в бюджетном учете

В главе VI федерального стандарта «Основные средства» содержится положение о том, что ОС стоимостью до 10000 руб. включительно, исключая недвижимое имущество и библиотечные фонды, списываются с балансового учета с одновременным отражением на забалансе. Учет таких ОС ведется на забалансовом счете 21 (п.373-374 Инструкции 157н).

Стоимость, по которой основные средства будут приниматься к забалансовому учету, может быть определена в сумме:

• 1 руб. за один объект;
• балансовой стоимости ОС, сформированной при постановке на балансовый учет.

Выбранный способ оценки нужно отразить в Учетной политике.

Перемещение объектов, отраженных на счете 21, производится на основании требования-накладной ф.0504204 путем изменения аналитических показателей: МОЛ и подразделения. Выбытие ОС по различным причинам: порча, хищение, принятие решения о списании комиссией по поступлению и выбытию НФА – выполняется на основании актов ф.0504143 (для производственно-хозяйственного инвентаря) и (для прочих ОС).

Если ОС стоимостью до 10000 руб. передается в аренду, следует изменить показатель МОЛ и одновременно со сч.21 учитывать это основное средство на:

• сч.25, если заключен договор возмездного пользования;
• сч.26, если имущество передано на льготных условиях или безвозмездно.

Аналитический учет ведется в карточке ф.0504041 .

Как учитывать материальные ценности на хранении

К МЦ, находящимся в учреждении на хранении, учитываемым на забалансовом счете 02, относятся:

• принятые на хранение или в переработку;
• полученные на время, до даты обращения в госсобственность или до даты передачи органу, осуществляющему полномочия собственника;
• изъятые в возмещение ущерба;
• изъятые таможенными органами без размещения на складах временного хранения;
• включенные в акт на списание комиссией по поступлению и выбытию НФА до момента демонтажа или утилизации.

Учет производится на основании п.335-336 Инструкции 157н. Если МЦ ставятся на забалансовый учет (увеличение сч.02) на основании приходных документов, стоимость берется из них. Если же учреждение получает имущество без сопроводительных бумаг и составляет акт приемки в одностороннем порядке, устанавливается условная цена: один объект – один рубль. Выбытие (уменьшение сч.02) производится по той стоимости, по которой МЦ принимались на учет.

Иногда на балансе числятся матзапасы, которые для учреждения уже не представляют ценности или использовать по назначению не получится. Что с ними делать: оставить на балансе, перевести на забалансовый счет или вообще списать с учета? Минфин разъяснений по данному поводу не выпускал. Но мы разобрались в этом вопросе и предлагаем вам алгоритм действий.

Где отразить безнадежную дебиторскую задолженность

На счете 04 «Сомнительная задолженность» в учреждении учитывается дебиторская задолженность, в отношении которой комиссией по непроизводительным расходам принято решение о признании безнадежной и подлежащей списанию с баланса. Сумма будет отражаться на счете до:

• истечения срока возможного возобновления процедуры взыскания на основании российского законодательства;
• поступления платежей в счет погашения задолженности.

При возобновлении процедуры или поступлении средств сомнительная задолженность списывается со счета 04, восстанавливается на баланс и там выполняются все операции по расчетам. Списание не погашенной дебиторской задолженности с забаланса производится на основании акта комиссии по непроизводительным расходам. Если с баланса списаны долги умершего или ликвидированного дебитора, на счет 04 эту сумму ставить не нужно.

Как списать сомнительную и безнадежную дебиторскую задолженность Контролируйте расчеты с контрагентами и бюджетом. Вам задолжали – примите меры, чтобы успеть взыскать долг. Если не успели, спишите задолженность в бухучете и признайте для налогов. В рекомендации расскажем, когда возникает сомнительная задолженность, а когда – безнадежная. Узнаете, как оформить списание и отразить в бухучете и налогах.

Как учитывать другие активы за балансом

На забалансовых счетах в госучреждениях учитываются следующие виды активов (кроме тех, о которых говорилось ранее):

1. НФА, полученные в пользование от балансодержателей за исключением арендованных (сч.01). Это могут быть неисключительные права пользования результатами интеллектуальной деятельности, права ограниченного пользования земельными участками и т.д. С 2018 года сюда нужно относить ОС, по которым сформированы капвложения, но нет договора оперативного управления. Списываются НФА в уменьшение сч.01 при возврате собственнику или при постановке на балансовый учет.
2. Бланки строгой отчетности (сч.03). Перечень применяемых в учреждении БСО утверждается в учетной политике, учет ведется по условной стоимости (1 бланк – 1 рубль) в разрезе мест хранения, МОЛ и видов бланков. Списание выполняется на основании оправдательных документов.
3. Запасные части, установленные на транспортные средства взамен пришедших в негодность (сч.09). Можно учитывать не все комплектующие, а только утвержденные в Учетной политике (шины, аккумуляторы, и т.д.). Отражать запчасти на счете следует в течение всего периода эксплуатации: до замены или до момента списания ТС.
4. Имущество, полученное в качестве залога, банковские гарантии, поручительства и иные виды обеспечения исполнения обязательств (сч.10). Принятие к учету производится в сумме обязательства, под которое выдано обеспечение. Списание (уменьшение сч.10) осуществляется после исполнения обязательства.
5. МЦ, поступившие в рамках централизованного снабжения, до момента получения извещения ф.0504805. Отражаются в учете по стоимости, указанной в сопроводительных документах (товарная накладная, счет-фактура и т.д.). Использовать полученные МЦ до отражения на балансе можно только на основании письменного разрешения вышестоящей организации.
6. Субсидии на приобретение жилья (сч.29). Учитываются в разрезе решений о выделении субсидий и списываются после того, как сотрудник-получатель отчитается об использовании средств по целевому назначению.

Забалансовый учет является полноправной составной частью бухучета учреждения. Ведение забалансовых счетов и составление отчетности проверяется контролирующими органами, за нарушения полагаются штрафные санкции.

Забалансовый счет 002 используется для учета матценностей в некоторых случаях. В каких именно — читайте в нашей статье.

Особенности учета за балансом

Забалансовые счета — особый раздел Плана счетов (утвержден приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н).

Забалансовые счета выделили в отдельную группу счетов в силу их специфики: объекты на них отражаются по простой записи, то есть только по дебету или кредиту счета. На имущественных забалансовых счетах бухгалтер учитывает активы, которые находятся у организации временно и ей не принадлежат.

Учет на забалансовом счете 002

Счет 002 носит название «ТМЦ, принятые на ответственное хранение». На него организация переносит товарно-материальные ценности в случае, если она:

• Обеспечивает их сохранность на основании договора хранения имущества (гл. 47 ГК РФ). При принятии ценностей от контрагента составляется акт по форме МХ-1. Возврат объектов владельцу оформляется актом МХ-3; кроме того, владелец фиксирует отсутствие претензий к организации-хранителю в журнале МХ-2. Организация-хранитель может не использовать в своей работе перечисленную унифицированную первичку, а разработать собственные бланки с учетом требований к обязательным реквизитам (п. 2 ст. 9, п. 4 ст. 10 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
• Получила ТМЦ, однако в силу обстоятельств не может оприходовать их в обычном порядке: организация отказывается оплачивать ценности из-за нарушений другой стороной условий договора поставки либо это ценности, которые нельзя расходовать до момента окончательного расчета с поставщиком. Либо произошла пересортица — покупатель получил ТМЦ, но не те, что заказывал. Такие материалы фирма не может учитывать на балансовых счетах, поэтому отражает на счете 002. Основанием для принятия таких ценностей на забалансовый счет и последующего списания служит первичка, оформляемая сторонами в рамках договора поставки (ТОРГ-12, УПД или иные согласованные сторонами документы).
• Продала ценности покупателю, однако он их пока не вывез. В данном случае перенос ТМЦ на забалансовый счет 002 подтверждается сохранными расписками между сторонами.
• Изготовила ценности из давальческого сырья — в этом случае полученное от заказчика давальческое сырье сначала учитывается на забалансовом счете 003, а изготовленная из этого сырья продукция переносится на счет 002 до момента окончательного расчета с заказчиком на основании накладной на внутреннее перемещение между подразделениями.

Бухпроводки по переносу ТМЦ на счет 002 и их списанию с него оформляются так:

Итоги

На забалансовом счете 002 покупатели и поставщики отражают ТМЦ, которые им не принадлежат и находятся у них временно. Поступление ТМЦ на счете 002 отражается по дебету, а списание — по кредиту этого счета.

Следует ли учитывать на забалансовом счете предметы, входящие в основной фонд школьного музея? Учитываются ли сертификат ключа подписи и абонемент ИТС на программу «1С» на забалансовом счете ? Отражаются ли на забалансовом счете объекты недвижимости до регистрации на них права оперативного управления? На основании каких документов оформляется поступление на забалансовый счет «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» материальных ценностей, приобретаемых для вручения (награждения) в ходе спортивных и культурно-массовых мероприятий, а также списание этих ценностей? В какой момент задолженность неплатежеспособных дебиторов отражается на забалансовом счете ? Могут ли стоимостью до 3 000 руб. включительно, учитываемые на забалансовом счете 21, включаться в состав особо ценного движимого имущества? Если да, то следует ли согласовывать списание таких объектов с учредителем? Необходимо ли по завершении года совершать операции по заключению показателей на забалансовых счетах 17 и 18 с отражением минусовых значений? Вправе ли учреждения вводить дополнительные ?

Следует ли учитывать на забалансовом счете 01 предметы, входящие в основной фонд школьного музея?

Поскольку такие предметы не отражаются на балансе учреждения, для обеспечения их сохранности целесообразно вести их учет на забалансовом счете «Имущество, полученное в пользование».

Обоснование. Согласно последним изменениям, внесенным Приказом Минфина РФ от 16.11.2016 № 209н в п. 333 Инструкции № 157н , помимо объектов движимого и недвижимого имущества, полученного учреждением в безвозмездное и возмездное (кроме финансовой аренды) пользование, на забалансовом счете следует отражать объекты, которые в соответствии с законодательством РФ, не подлежат учету на балансе учреждения (в частности, музейные предметы и музейные коллекции, включенные в состав государственной части Музейного фонда РФ).

В силу положений ст. 7 Федерального закона от 26.05.1996 № 54-ФЗ «О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации» отражение музейных предметов и коллекций на балансе музея (в нашем случае речь идет о школьном музее) не допускается. Учет таких объектов осуществляется с использованием специальной учетной документации, обеспечивающей возможность полной идентификации этих предметов и содержащей сведения об их местонахождении, сохранности, форме использования и иную информацию. В школьном музее для учета и научного описания музейных предметов ведется инвентарная книга.

С учетом новшеств, введенных в п. 333 Инструкции № 157н, а также в целях контроля за сохранностью и движением предметов, составляющих фонд школьного музея, по мнению автора, целесообразно вести учет таких объектов на забалансовом счете .

Учитываются ли сертификат ключа подписи и абонемент ИТС на программу «1С» на забалансовом счете 01?

Отражаются ли на забалансовом счете 01 объекты недвижимости до регистрации на них права оперативного управления?

Да, такие объекты следует отражать на забалансовом счете .

Обоснование. Принятие к учету в состав основных средств объектов недвижимого имущества, права на которые подлежат государственной регистрации, осуществляется на основании первичных документов с обязательным приложением документов, подтверждающих государственную регистрацию права или сделку (п. 36 Инструкции № 157н).

До возникновения права оперативного управления на указанное имущество на балансовых счетах (а именно на счете 0 106 00 000) отражается сумма произведенных капитальных вложений в объеме фактических затрат учреждения в объекты нефинансовых активов.

Одновременно с этим информация в денежном выражении о состоянии имущества, находящегося у учреждения, но не закрепленного за ним на праве оперативного управления, в том числе в период оформления государственной регистрации права оперативного управления, подлежит отражению на забалансовых счетах (п. 3, 332 Инструкции № 157н).

С учетом изложенного объекты недвижимости, находящиеся у учреждения в пользовании до регистрации, следует отражать на забалансовом счете . При этом отметим, что эксплуатационные расходы учреждения, связанные с содержанием указанных объектов в период прохождения государственной регистрации вещных прав, признаются расходами учреждения текущего финансового года. Данный вывод подтверждают письма Минфина РФ от 11.11.2016 № 02-06-10/66367, от 02.08.2016 № 02-06-10/45225, от 14.10.2015 № 02-07-10/58921, от 17.07.2015 № 02-07-10/41190.

На основании каких документов оформляется поступление на забалансовый счет 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» материальных ценностей, приобретаемых для вручения (награждения) в ходе спортивных и культурно-массовых мероприятий, а также списание этих ценностей?

Поступление материальных ценностей, приобретенных в целях их вручения (награждения), подтверждается отгрузочными документами, оформленными надлежащим образом (накладными, товарными чеками и т. п.). Перечень документов, используемых для оформления списания врученных ценностей, устанавливается учреждением самостоятельно в рамках формирования учетной политики. В качестве таких документов могут выступать акт вручения, приказ на проведение мероприятия, план мероприятия, утвержденный конкурсной комиссией, протокол с приложением списка награждаемых лиц.

Обоснование . В соответствии с п. 345 Инструкции № 157н забалансовый счет предназначен для учета призов, знамен, кубков, учрежденных разными организациями и получаемых от них для награждения команд-победителей, а также материальных ценностей, приобретаемых в целях награждения (дарения), в том числе ценных подарков и сувениров. Призы, знамена, кубки учитываются на забалансовом счете в течение всего периода их нахождения в данном учреждении.

Награды, призы, кубки, в том числе переходящие, учитываются в условной оценке: один предмет – один рубль. Материальные ценности, приобретаемые в целях вручения (награждения), дарения, в том числе ценные подарки, сувениры, отражаются по стоимости их приобретения.

Поступление материальных ценностей, приобретенных в целях их вручения (награждения), подтверждается отгрузочными документами, оформленными надлежащим образом:

1) накладными, подтверждающими поставку материальных ценностей;

2) товарными чеками, приложенными подотчетными лицами к авансовому отчету, в случае покупки сувениров, наград, призов за наличный расчет.

Перечисленные документы являются достаточным основанием для принятия к учету материальных ценностей. При этом оформление дополнительного первичного учетного документа в виде приходного ордера (ф. 0504207) в данном случае не требуется (Письмо Минфина РФ от 07.12.2016 № 02-07-10/72795).

Врученные награды, призы и сувениры, подлежат списанию с забалансового счета . Операции по списанию должны быть оформлены соответствующими первичными документами.

Напомним, что требования к первичным учетным документам, оформляющим хозяйственные операции (факты хозяйственной жизни), в которых участвуют организации государственного сектора, определены Инструкцией № 157н. Так, согласно п. 7 данной инструкции первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным согласно законодательству РФ правовыми актами уполномоченных органов исполнительной власти, а в случае применения документов, формы по которым не унифицированы, должны содержать все обязательные реквизиты. Самостоятельно разработанные формы документов устанавливаются учреждениями в рамках учетной политики.

Унифицированные формы документов, применяемые государственными (муниципальными) учреждениями, утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Поскольку данным нормативным актом не установлена унифицированная форма первичного учетного документа для оформления вручения наград, сувениров и призов, порядок осуществления названных операций, в том числе их документальное оформление, должен быть регламентирован актами учреждения при формировании учетной политики. Такие разъяснения приводятся в Письме Минфина РФ от 22.07.2015 № 02-06-10/42173. Кроме того, в письме уточняется, что в качестве первичного документа, подтверждающего вручение наград, сувениров, призов в рамках официальных мероприятий, может выступать акт вручения, форма которого установлена в учетной политике с соблюдением обязательных требований по составу реквизитов. При этом Минфин обращает внимание: ввиду публичности проведения таких мероприятий либо существующих обычаев протокола подписание документов о вручении награжденными лицами не предусматривается.

В Письме Минфина РФ от 04.10.2013 № 02-05-10/41316 также подтверждается вышеизложенная позиция. Специалисты финансового ведомства указывают на то, что порядок оформления списания материальных ценностей, израсходованных при проведении массовых мероприятий, а также перечень документов, подтверждающих обоснованность произведенных расходов, устанавливаются учреждением в рамках формирования его учетной политики. По их мнению, в качестве таких документов могут выступать в том числе приказ на проведение мероприятия, план мероприятия, утвержденный конкурсной комиссией, и протокол с приложением списка победителей, которым были вручены призы, подарки.

В какой момент задолженность неплатежеспособных дебиторов отражается на забалансовом счете 04?

В момент принятия комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов решения о списании такой задолженности с балансового учета.

Обоснование. В соответствии с п. 339 Инструкции № 157н забалансовый счет «Задолженность неплатежеспособных дебиторов» предназначен для учета задолженности неплатежеспособных дебиторов с момента принятия комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов решения о ее списании с балансового учета учреждения. Положения указанного пункта приведены с учетом последних изменений, внесенных Приказом Минфина РФ от 01.03.2016 № 16н (далее – Приказ № 16н).

До внесения изменений на забалансовый счет задолженность неплатежеспособных дебиторов принималась к учету с момента признания ее в порядке, установленном законодательством РФ, актом главного администратора доходов бюджета нереальной к взысканию и списания с балансового учета учреждения.

Таким образом, теперь момент списания задолженности неплатежеспособных дебиторов с баланса учреждение устанавливает самостоятельно. Для этого комиссия по поступлению и выбытию активов выносит соответствующее решение. То есть теперь учреждению необязательно ждать истечения срока исковой давности или, к примеру, вынесения решения суда о признании задолженности несостоятельной для того, чтобы списать просроченную дебиторскую задолженность с баланса.

Также стоит отметить, что принятие к учету на забалансовый счет списанной с баланса задолженности неплатежеспособных дебиторов осуществляется при наличии оснований для возобновления процедуры ее взыскания. Если же такие основания отсутствуют, списанная с балансового учета учреждения задолженность к забалансовому учету не принимается. Данное уточнение было добавлено Приказом № 16н в п. 339 Инструкции № 157н.

На основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов о признании задолженности безнадежной к взысканию в случае наличия документов, подтверждающих прекращение обязательства смертью (ликвидацией) дебитора, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством РФ, в том числе по завершении срока возможного возобновления процедуры взыскания задолженности согласно законодательству РФ, задолженность подлежит списанию с забалансового счета .

Могут ли основные средства стоимостью до 3 000 руб. включительно, учитываемые на забалансовом счете 21, включаться в состав особо ценного движимого имущества? Если да, то следует ли согласовывать списание таких объектов с учредителем?

Перечень особо ценного движимого имущества бюджетного (автономного) учреждения утверждается его учредителем. При составлении таких перечней учитывается не только стоимость объектов имущества, но и их значимость. К примеру, в перечень особо ценного имущества включаются объекты, без которых осуществление бюджетным (автономным) учреждением предусмотренных его уставом основных видов деятельности будет существенно затруднено. При этом не имеет значения стоимость таких объектов.

При отнесении отдельных основных средств стоимостью до 3 000 руб. включительно в состав особо ценного движимого имущества списание таких объектов подлежит согласованию с учредителем.

Обоснование. В соответствии с п. 373 Инструкции № 157н забалансовый счет 21 предназначен для учета находящихся в эксплуатации учреждения объектов основных средств стоимостью до 3 000 руб. включительно, за исключением объектов библиотечного фонда и объектов недвижимого имущества, в целях обеспечения надлежащего контроля за их движением.

Порядок отнесения имущества автономного или бюджетного учреждения к категории особо ценного движимого имущества, утвержден Постановлением Правительства РФ от 26.07.2010 № 538 (далее – Порядок № 538).

В силу п. 2, 3 указанного порядка перечни особо ценного движимого имущества бюджетных учреждений определяются соответствующими органами, осуществляющими функции и полномочия учредителя. В отношении автономных учреждений перечни особо ценного движимого имущества определяются:

а) федеральными государственными органами, осуществляющими функции и полномочия учредителя, – в отношении автономных учреждений, созданных на базе имущества, находящегося в федеральной собственности;

б) в порядке, установленном высшим исполнительным органом государственной власти субъекта РФ, – в отношении автономных учреждений, которые созданы на базе имущества, находящегося в собственности субъекта РФ;

в) в порядке, установленном местной администрацией, – в отношении автономных учреждений, которые созданы на базе имущества, находящегося в муниципальной собственности.

При определении перечней особо ценного движимого имущества автономных или бюджетных учреждений подлежат включению в состав такого имущества (п. 4 Порядка № 538):

1) движимое имущество, которого:

• для федеральных автономных и бюджетных учреждений – от 200 000 до 500 000 руб.;
• для автономных учреждений, которые созданы на базе имущества, находящегося в собственности субъекта РФ, и бюджетных учреждений субъекта РФ – от 50 000 до 500 000 руб.;
• для автономных учреждений, которые созданы на базе имущества, находящегося в муниципальной собственности, и муниципальных бюджетных учреждений – от 50 000 до 200 000 руб.;

2) иное движимое имущество, без которого осуществление автономным или бюджетным учреждением предусмотренных его уставом основных видов деятельности будет существенно затруднено;

3) имущество, отчуждение которого осуществляется в специальном порядке, установленном законами и иными нормативными правовыми актами РФ, в том числе музейные коллекции и предметы, находящиеся в федеральной собственности и включенные в состав государственной части Музейного фонда РФ, а также документы Архивного фонда РФ и национального библиотечного фонда.

С учетом вышеизложенного основные средства стоимостью до 3 000 руб. могут быть включены в состав особо ценного движимого имущества не по критерию стоимости объектов, а по критерию значимости для ведения основных видов деятельности учреждения.

В соответствии с п. 2, 3 ст. 298 ГК РФ бюджетное (автономное) учреждение без согласия собственника не вправе распоряжаться особо ценным движимым имуществом, закрепленным за ним собственником или приобретенным за счет средств, выделенных собственником на приобретение такого имущества. Исходя из этого, а также с учетом особенностей списания федерального имущества, установленных Постановлением Правительства РФ от 14.10.2010 № 834, бюджетному (автономному) учреждению необходимо согласовывать с учредителем списание с забалансового счета 21 основных средств, которые относятся к особо ценному движимому имуществу, закрепленному за учреждением учредителем или приобретенному за счет средств, выделенных учредителем.

Необходимо ли по завершении года совершать операции по заключению показателей на забалансовых счетах 17 и 18 с отражением минусовых значений?

Нет, не нужно.

Обоснование. Порядок применения забалансовых счетов 17 «Поступления денежных средств» и 18 «Выбытия денежных средств» определен соответственно п. 365 и 367 Инструкции № 157н.

Забалансовый счет 17 открывается к счетам 0 201 00 000 «Денежные средства учреждения», 0 210 03 000 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам», 0 304 06 000 «Расчеты с прочими кредиторами» (в части денежных расчетов) и предназначен для аналитического учета поступлений денежных средств (за исключением поступлений от возвратов расходов текущего финансового года), а также для учета возврата излишне полученных доходов (доходов от авансов) (за исключением возврата субъектом учета остатков не использованных им субсидий (грантов) прошлых лет) на банковские счета субъекта учета, на лицевой счет, открытый ему органом Федерального казначейства (финансовым органом), на счет операций с наличными денежными средствами, а также в кассу субъекта учета.

Кроме того, указанный счет предназначен для учета учреждением, получателем бюджетных средств операций по поступлению на его банковские счета бюджетных средств (их возвратов), предоставленных главным распорядителем (распорядителем) бюджетных средств, на осуществление подведомственным ему распорядителем (получателем) бюджетных средств выплат по расходам и (или) источникам финансирования дефицита бюджета и для учета учреждениями операций по возврату дебиторской задолженности по расходам (поступлениям от восстановления расходов) прошлых лет.

Забалансовый счет 18 открывается также к счетам 0 201 00 000, 0 210 03 000, 0 304 06 000 (в части денежных расчетов) и предназначен для аналитического учета выбытий денежных средств, а также возвратов расходов (излишне произведенных перечислений) текущего года с банковских счетов субъекта учета, с лицевого счета, открытого ему органом Федерального казначейства (финансовым органом), со счета операций с наличными денежными средствами, а также из кассы субъекта учета.

По завершении текущего финансового года показатели (остатки) по забалансовым счетам 17 и 18 на следующий финансовый год не переносятся.

До внесения в п. 365, 367 Инструкции № 157н изменений Приказом Минфина РФ от 01.03.2016 № 16н необходимо было в конце года осуществлять операции по заключению показателей по забалансовым счетам 17 и 18 со знаком минус.

С принятием изменений такие положения исключены. Следовательно, теперь заключительные операции по указанным счетам не производятся.

Вправе ли учреждения вводить дополнительные забалансовые счета?

Да, такое право прописано в п. 332 Инструкции № 157н.

Обоснование. Согласно п. 332 Инструкции № 157н учреждения вправе вводить дополнительные забалансовые счета для сбора информации в целях обеспечения управленческого учета, а также для обеспечения внутреннего контроля за сохранностью имущества, выданного в пользование.

Дополнительные забалансовые счета могут быть введены, к примеру, для учета:

топливных карт;

периодической литературы, приобретаемой не для пополнения библиотечного фонда, например, различных бухгалтерских журналов (напомним, что для учета библиотечной периодики Инструкцией № 157н отведен забалансовый счет 23 «Периодические издания для пользования»);

материальных запасов, переданных на хранение (напомним, что Инструкцией № 157н установлен забалансовый счет только для учета материальных запасов, принятых на хранение).

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Казенному учреждению целесообразно установить учетной политикой порядок проведения инвентаризации в целях выявления основных средств, не соответствующих критериям актива.
Если инвентаризация для таких целей проводится уже в 2018 году, то следует установить порядок выявления соответствующих объектов по состоянию на 01.01.2018. Если выявить объекты, не удовлетворяющие критериям актива, на 01.01.2018 представляется возможным, то перевод их на счет 02 осуществляется в межотчетный период. В межотчетный период перевод на счет 02 может быть осуществлен на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833).
Если нет возможности определить объекты, соответствие критериям актива по состоянию на 01.01.2018, то результаты инвентаризации отражаются тем месяцем, когда она была проведена фактически. Перевод на забалансовый счет в такой ситуации отражается на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов, оформленного первичным учетным документом по форме, установленной учетной политикой.
Требование о согласовании перевода основных средств на счет 02 с учредителем и (или) иными уполномоченными органами не установлено. Согласование необходимо для отражения окончательного выбытия объектов с учета.
Стоимость, по которой осуществляется учет переведенных из состава основных средств на счет 02 объектов (балансовая стоимость основных средств либо условная оценка), следует закрепить положениями учетной политики.

Обоснование вывода:
С 01.01.2018 вступили в силу федеральные стандарты по учету в учреждениях государственного сектора. В частности, это:
- Стандарт "Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора", утвержденный Минфина России от 31.12.2016 N 256н (далее - СГС "Концептуальные основы").
- Стандарт "Основные средства", утвержденный Минфина России от 31.12.2016 N 257н (далее - СГС "Основные средства").
Объекты основных средств, не приносящие учреждению экономические выгоды, не имеющие полезного потенциала и в отношении которых в дальнейшем не предусматривается получение экономических выгод (не удовлетворяющие критериям активов), учитываются на забалансовом счете 02 "Материальные ценности на хранении" (п. 8 СГС "Основные средства"; п.п. 35, 335 Инструкции, утвержденной Минфина России от 01.12.2010 N 157н, далее - N 157н). Информация о таких объектах нефинансовых активов подлежит раскрытию в бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Выбытие с баланса при признании основных средств, не удовлетворяющих критериям актива, осуществляется на основании решения постоянно действующей комиссии по поступлению и выбытию активов, оформленного оправдательным документом (первичным (сводным) учетным документом) ( Инструкции N 157н). Требование о согласовании такого перевода с учредителем и (или) иными уполномоченными органами не установлено.
Окончательное выбытие объектов основных средств с учета (в том числе со счета 02) отражается на основании Актов о списании при наличии согласования решения о списании объектов основных средств в определенных законом случаях и утверждающей надписи руководителя учреждения на Актах ( Инструкции N 157н). При этом выбытие со счета 02 отражается после утверждения в установленном порядке решения о списании (выбытии) объекта основного средства и реализации мероприятий, предусмотренных Актом о списании.
Следовательно, списание объектов основных средств, не соответствующих критериям активов, следует отражать в учете на основании первичного документа, оформленного комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов. Указанная форма Минфина России от 30.03.2015 N 52н (далее - Приказ N 52н) не установлена. Соответственно, это может быть самостоятельно разработанный учреждением первичный документ, форма которого закрепляется учетной политикой на основании Инструкции N 157н. При разработке формы документа следует учесть положения п. 25 СГС "Концептуальные основы". Это может быть форма, аналогичная формам актов о списании, установленных N 52н. Окончательное выбытие объекта с 02 счета оформляется при наличии согласования его списания на основании утвержденного акта о списании после реализации предусмотренных им мероприятий (к примеру, демонтаж, утилизация).
Для целей выявления объектов основных средств, не соответствующих критериям активов, необходимо провести их инвентаризацию. Информация о несоответствии основных средств критериям актива фиксируется в Инвентаризационной ведомости (ф. 0504087). По результатам проведенной инвентаризации информация о выявленных объектах, не соответствующих критериям актива, передается комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов. Профильная комиссия, в свою очередь, оформляет решение по переводу таких объектов на забалансовый счет 02.
В соответствии с п. 82 СГС "Концептуальные основы" результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете и бухгалтерской (финансовой) отчетности того периода, в котором была закончена инвентаризация. Исключение составляют результаты годовой инвентаризации и инвентаризации реорганизуемого (упраздняемого, ликвидируемого) субъекта учета.
В то же время в системных рекомендациях финансового ведомства прямо указано, что перевод основных средств в иную категорию учета проводится в межотчетный период на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833) с применением счета 0 401 30 000 "Финансовый результат прошлых отчетных периодов" (предпоследний абзац Методических указаний по применению переходных положений СГС "Основные средства" при первом применении, доведенных Минфина России от 30.11.2017 N 02-07-07/79257). Для такого перевода используются данные инвентаризации объектов основных средств, проведенной субъектом учета в порядке, установленном им в рамках учетной политики. На возможность перевода основных средств, не соответствующих критериям актива, в межотчетный период указывают и частные рекомендации специалистов финансового ведомства (смотрите, например, Минфина России от 02.04.2018 N 03-05-05-01/21113).
Учитывая изложенное, казенному учреждению целесообразно установить учетной политикой порядок проведения инвентаризации в целях выявления основных средств, не соответствующих критериям актива. Если инвентаризация для таких целей проводится уже в 2018 году, то следует установить порядок выявления соответствующих объектов по состоянию на 01.01.2018. Если выявить объекты, не удовлетворяющие критериям актива, на 01.01.2018 представляется возможным, то перевод их на счет 02 осуществляется в межотчетный период. Если нет возможности определить объекты, соответствие критериям актива по состоянию на 01.01.2018, то результаты инвентаризации отражаются тем месяцем, когда она была проведена фактически.
Относительно стоимости, по которой объекты подлежат учету на забалансовом счете 02, отметим следующее. Инструкции N 157н установлено, что учет на забалансовом счете 02 осуществляется по стоимости, определенной передающей стороной. При одностороннем оформлении приемки на счет 02 стоимость определяется в условной оценке: один объект, один рубль. В то же время в отношении односторонней приемки не установлено, какие конкретно случаи здесь имеются в виду. Дело в том, что на счете 02 учитываются не только основные средства, не удовлетворяющие критериям актива. И односторонняя приемка может осуществляться для иных ситуаций, к примеру, когда стоимость объектов не определена. В ситуации отнесения на счет 02 основных средств, не отвечающих критериям актива, приемка осуществляется в одностороннем порядке (нет передающей стороны). В то же время в данном случае речь об объектах, ранее учитываемых в составе основных средств по определенной стоимости. В силу наличия указанных противоречий стоимость, по которой осуществляется учет переведенных из состава основных средств на счет 02 объектов (балансовая стоимость основных средств либо условная оценка), следует закрепить положениями учетной политики.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сульдяйкина Валентина

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

На забалансовых счетах учреждения учитывают имущество, не соответствующее критериям активов, имущество, поступившее на хранение или переработку, а также бланки строгой отчетности, переходящие награды, призы, кубки. В статье рассмотрим учет на всех счетах.

Инструкция не ограничивает права учреждения применять своих дополнительные счета. Нарушения в учете по забалансовым счетам искажают отчетность, что грозит штрафами.

Общий порядок учета на забалансовых счетах

Перечень стандартных забалансовых счетов утвержден Приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н: под номерами от 1 до 27, а также 29, 30, 31, 40 и 42.

Ко всем забалансовым счетам применяется простая схема ведения учета, то есть приход отражается только по дебету, а расход — по кредиту, без корреспонденций.

Данные по забалансовым счетам не обязательно отражать в журналах операций и в Главной книге.

Все материальные ценности, а также иные активы и обязательства, учитываемые на забалансовых счетах, инвентаризируются в порядке и в сроки, установленные для объектов, учитываемых на балансе.

Учет имущества

Имущество учитывают на 14 забалансовых счетах: 01, 02, 05, 06, 07, 09, 12, 13, 21, 22, 24, 25, 26, 27:

• Счет 01 «Имущество, полученное в пользование». На счете учитывают имущество, полученное учреждением в пользование, но это не объекты аренды. Это ценности, которые в соответствии с законодательством РФ не подлежат отражению на балансе учреждения: музейные предметы и музейные коллекции, включенные в состав государственной части Музейного фонда Российской Федерации, неисключительные права пользования на результаты интеллектуальной деятельности, права ограниченного пользования чужими земельными участками. Имущество ставят на учет на основании акта приема-передачи или другого документа, который подтверждает получение имущества и прав на него. Имущество необходимо отражать по стоимости, указанной в акте приема-передачи. Учет ведется в разрезе объектов имущества, собственников (балансодержателей) имущества, а также по инвентарным, серийным, реестровым номерам, указанным в акте приема-передачи или ином документе.
• Счет 02 «Материальные ценности, принимаемые на хранение». Именно здесь теперь нужно учитывать и материальные ценности учреждения, не соответствующие критериям активов, а также имущество, в отношении которого принято решение о списании до момента его демонтажа, утилизации, уничтожения. Материальные ценности, принятые учреждением на хранение, в переработку учитываются на основании первичного документа, который подтверждает их получение: акта приема-передачи, договора и др. Объекты отражаются по стоимости, указанной в первичном документе. Если учреждение оформило акт в одностороннем порядке — по условной оценке: один объект — 1 рубль. Выбытие МЦ с забалансового учета отражается на основании оправдательных документов по стоимости, по которой они были приняты к забалансовому учету.

В карточке количественно-суммового учета объект должен отражаться в разрезе владельцев (заказчиков), по видам, сортам и местам хранения.

• Счет 05 «Материальные ценности, оплаченные по централизованному снабжению». Учет на счете ведут учреждения-заказчики снабжения. Материальные ценности отражают на основании документов, которые подтверждают отгрузку грузополучателю в сумме выплат на их приобретение. Учет ведется в книге учета материальных ценностей по каждому грузополучателю и виду ценностей.
• Счет 06 «Задолженность учащихся и студентов за невозвращенные материальные ценности». Задолженность принимается к учету в размере суммы расходов для восстановления или приобретения аналогичного имущества. Учет ведется в карточке учета средств и расчетов по видам поступлений, каждому учащемуся и виду ценностей.
• Счет 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры». На счет имущество принимается:
  • в условной оценке (один предмет, один рубль) — полученные награды, призы, кубки, знамена;
  • по стоимости приобретения — ценные подарки, сувениры и материальные ценности, приобретаемые для вручения (награждения).

Учет ведется в карточке количественно-суммового учета по материально ответственным лицам, местам хранения и каждому предмету.

• Счет 09 «Запасные части к транспортным средствам». К забалансовому учету запчасти принимаются в момент списания их с баланса для ремонта транспорта, и учитываются в течение периода эксплуатации в составе транспортного средства. Учет ведется в карточке количественно-суммового учета по лицам, которые получили запчасти, по транспортным средствам и по видам запчастей и их количеству.

При выбытии транспортного средства, запасные части, установленные на нем и учитываемые на счете 09, списываются с забалансового учета.

• Счет 12 «Спецоборудование для выполнения НИР по договорам заказчиками». Оборудование учитывается по стоимости, которую указал заказчик в первичных документах на передачу. Учет ведется в карточке количественно-суммового учета в разрезе тем работ, ответственных лиц, мест хранения, по виду оборудования и количеству.
• Счет 13 «Экспериментальные устройства». На учет объекты принимаются по стоимости, которая отнесена на увеличение затрат по НИОКР. Учет ведется в карточке количественно-суммового учета в разрезе ответственных лиц, мест хранения по видам ценностей, их количеству и стоимости.
• Счет 21 «Основные средства в эксплуатации». На счете ведут учет ОС стоимостью до 10 000 руб. включительно. Постановка на учет осуществляется на основании первичного документа при передаче объекта ОС стоимостью до 10 000 руб. в эксплуатацию, исключение составляют объекты недвижимости и библиотечного фонда. Учет ведется по стоимости, которую установили в учетной политике: по условной оценке — 1 руб. за один объект или по балансовой стоимости. Учет ведется в карточке количественно-суммового учета в разрезе объектов ОС и центров материальной ответственности. Со счета объекты списываются только по решению комиссии на основании акта приема-передачи, акта о списании.
• Счет 22 «Материальные ценности, полученные по централизованному снабжению». На учет ставится имущество, которое поступило по централизованному снабжению, до момента получения извещения (ф. 0504805) и копий документов поставщика.
• Счет 24 «Имущество, переданное в доверительное управление».
• Счет 25 «Имущество, переданное в возмездное пользование (аренду)» — для учета объектов операционной аренды, предоставленных прав пользования имуществом, переданным учреждением в возмездное пользование по договору аренды.
• Счет 26 «Имущество, переданное в безвозмездное пользование» — для учета объектов операционной аренды, предоставленных прав пользования имуществом, переданным учреждением в безвозмездное пользование. Общее для этих счетов то, что постановка на учет имущества осуществляется на основании акта приема-передачи по стоимости, указанной в акте. Учет ведется в карточке количественно-суммового учета в разрезе управляющих или пользователей, мест их нахождения, по видам имущества в структуре групп: недвижимое имущество, особо ценное движимое имущество, иное движимое имущество, нефинансовые активы.
• Счет 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)». К забалансовому учету объекты принимаются по балансовой стоимости на основании первичного документа. Учет ведется в карточке количественно-суммового учета в разрезе пользователей имущества, мест нахождения, по видам имущества, его количеству и стоимости.

Учет бланков строгой отчетности, путевок, периодики

Перечисленные активы учитывают на забалансовых счетах: 03, 08, 23.

• Счет 03 «Бланки строгой отчетности». Перечень БСО и порядок их оценки (по условной оценке — 1 руб. за один бланк или стоимости приобретения) устанавливается в учетной политике. Учет ведется в книге по учету бланков строгой отчетности по каждому виду бланка в разрезе ответственных лиц и мест хранения. Бланки списываются на основании акта приема-передачи или акта о списании в случаях выдачи БСО, передачи другой организации или порчи, хищения, недостачи.
• Счет 08 «Путевки неоплаченные». Путевки принимаются к учету при хранении в кассе по номинальной стоимости, указанной на бланке путевки или в условной оценке при отсутствии номинала. Учет ведется в карточке количественно-суммового учета по ответственным лицам, местам хранения, видам путевок и стоимости.
• Счет 23 «Периодические издания для пользования». Принятие к учету осуществляется по условной оценке. Аналитический учет ведется в карточке количественно-суммового учета в разрезе каждого периодического издания. Списание объектов учета осуществляется по решению комиссии на основании акта.

Учет денег, расчетов и расчетных документов

Деньги, расчеты и расчетные документы учитывают с 14-го по 19-й и на 30-м счетах забалансового учета.

• Счет 14 «Расчетные документы, ожидающие исполнения» и счет 15 «Расчетные документы, не оплаченные в срок из-за отсутствия средств на счете государственного (муниципального) учреждения)». Учет расчетных документов ведется в карточке учета расчетных документов, ожидающих исполнения, в разрезе счетов по каждому документу.
• Счет 16 «Переплаты пенсий и пособий вследствие неправильного применения законодательства о пенсиях и пособиях, счетных ошибок». Учет ведите в Карточке учета средств и расчетов. Постановка на учет осуществляется на основании актов ревизий, проверок и других аналогичных документов. На счете 16 суммы переплаты пособий продолжают числиться до момента их полного погашения или списания. Если погашение или взыскание производится в течение нескольких месяцев, суммы, учтенные за балансом, также могут списываться постепенно.
• Счет 17 «Поступления денежных средств» и счет 18 «Выбытия денежных средств». Счета в обязательном порядке открываются к балансовым счетам: 201.00 «Денежные средства учреждения», 210.03 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам» и 304.06 «Расчеты с прочими кредиторами» (в части денежных расчетов). Учет ведется в многографной карточке или карточке учета средств и расчетов в разрезе счетов учреждения, по видам выбытий и поступлений (в разрезе КОСГУ). По завершении года остатки по счетам на следующий год не переносятся. Таким образом, счета 17 и 18 должны быть закрыты по состоянию на 31 декабря отчетного года.
• Счет 19 «Невыясненные поступления прошлых лет». Учет ведется по датам зачисления невыясненных поступлений и датам их уточнения.
• Счет 30 «Расчеты по исполнению денежных обязательств через третьих лиц». Аналитический учет по счету ведется в многографной карточке и (или) в карточке учета средств и расчетов в разрезе денежных обязательств по видам выплат средств бюджета или иным видам выплат.

Учет дебиторской и кредиторской задолженности

Для учета дебиторской и кредиторской задолженности на забалансе предусмотрены два счета: счет 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов» и счет 20 «Задолженность, невостребованная кредиторами».

На учете задолженность отражается в момент, когда комиссия по поступлению и выбытию активов примет решение о ее списании с баланса.

Учет задолженности ведется в карточке учета средств и расчетов:

• по видам поступлений и должникам для дебиторской задолженности;
• в разрезе видов выплат и поступлений и по кредиторам для кредиторской задолженности.

Со счета 04 долг списывается по решению комиссии (в случае смерти или ликвидации дебитора), при возобновлении процедуры взыскания задолженности или если на счет поступили деньги в погашение долга.

Учет обеспечения гарантий

Учет обеспечения гарантий осуществляется на счетах 10 и 11.

• Счет 10 «Обеспечение исполнения обязательств». Обеспечения принимаются к учету по первичным документам в сумме обязательства, по которому получено обеспечение. Учет ведется в многографной карточке в разрезе обязательств по видам имущества (обеспечения), его количеству, местам хранения и обязательствам, в обеспечение которых поступило имущество. Обеспечение списывают в случае исполнения обязательств.
• Счет 11 «Государственные муниципальные гарантии». Учет ведется в карточке учета средств и расчетов в разрезе субъектов гражданских прав и обязательств, по которым предоставлены гарантии, по видам и сумме гарантии. Суммы обеспечений списываются со счета, когда исполнены обязательства, в отношении которых предоставлена гарантия.

Учет финансовых вложений

• Счет 31 «Акции по номинальной стоимости». Учет ведет орган с полномочиями акционера или другой уполномоченный орган. На забалансовый учет акции ставятся одновременно с отражением на счете 204.30 «Акции и иные формы участия в капитале». Учет ведется в реестре учета ценных бумаг.
• Счет 40 «Активы в управляющих компаниях». На забалансе учитываются активы, которые числятся на счете 204.51 «Активы в управляющих компаниях». Стоимость имущества корректируется на отчетную дату. Учет ведется по группам и видам нефинансовых, финансовых активов.
• Счет 42 «Бюджетные инвестиции, реализуемые организациями». Принятие к учету происходит по данным о перечислении средств или передаче активов. Списание вложений с забаланса происходит по окончании работ и вводу в эксплуатацию объектов капстроительства. Аналитический учет по счету ведется в разрезе получателей средств.

Дополнительные забалансовые счета

Минфин оставил за бюджетными учреждениями право вводить дополнительные забалансовые счета, необходимые для сбора информации и контроля за имуществом. Для этого достаточно закрепить порядок учета на забалансовых счетах в учетной политике. Но следует учесть, что нумерация дополнительных забалансовых счетов не должна конфликтовать с нумерацией счетов, присваиваемых Минфином. Для этого дополнительным забалансовым счетам лучше всего присваивать трехзначный или буквенный код (например, 100, 101, ТР и т.п.).

28 071 просмотр