Бухгалтерская справка - последние изменения (Ратовская С.А.)

Дата размещения статьи: 26.03.2017

Бухгалтерская справка (ф. 0504833) - унифицированная форма документа, который применяется в ряде случаев, установленных инструкциями по учету, а также учетной политикой учреждения. В связи с тенденцией перехода учреждений преимущественно на электронный документооборот роль указанной справки при отражении хозяйственных операций существенно усилилась.

Особенности заполнения

Формы первичных учетных документов, обязательные к применению государственными (муниципальными) учреждениями, и Методические указания по их заполнению утверждены Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н (далее - Приказ N 52н, Методические указания N 52н).
Все унифицированные формы документов, включая бухгалтерскую справку ф. 0504833 (далее - справка ф. 0504833, справка), состоят из трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей.
Заголовочная часть справки содержит следующие реквизиты:
- наименование формы документа;
- код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД);
- дату, на которую представлены содержащиеся в документе сведения (дату формирования сведений);
- наименование субъекта учета, составившего документ, и соответствующий код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);
- наименование структурного подразделения субъекта учета, в котором сформирован документ (обособленного подразделения (филиала) субъекта учета);
- ИНН и КПП субъекта учета;
- наименование единицы измерения - руб. и ее код по ОКЕИ - 383.
Содержательная часть представляет собой таблицу. Так как справкой ф. 0504833 оформляются операции на основании различных документов-оснований, имеющих разную сущность, то в ее таблице указываются наименование и основание проводимой операции, номер документа-основания и его дата, номер счета (по дебету и по кредиту), сумма операции.
Оформляющая часть формы документа содержит подписи (с расшифровкой) должностных лиц, ответственных за содержащиеся в документе данные, дату подписания документа. Кроме того, должны быть указаны должность исполнителя, подпись (с расшифровкой).
В связи с этим в справке ф. 0504833 содержатся строки "Ответственный исполнитель" и "Исполнитель". Учреждение вправе в рамках своей учетной политики самостоятельно решить, кто является исполнителем, а кто - ответственным исполнителем по данному документу. Например, можно предусмотреть, что исполнителем является бухгалтер, а ответственным исполнителем - главный бухгалтер учреждения.
Методическими указаниями N 52н предусмотрено, что в целях отражения в бухгалтерском учете операций, указанных в справке ф. 0504833, главным бухгалтером субъекта учета (руководителем структурного подразделения) заполняется отметка о принятии бухгалтерской справки к учету с одновременным отражением бухгалтерских записей в соответствующих регистрах бухгалтерского учета.
В целях обеспечения полноты отражения в бухгалтерском учете информации об активах, обязательствах и фактах хозяйственной жизни, их изменяющих, в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, методических указаний по бухгалтерскому учету, в том числе с учетом особенностей автоматизированной технологии обработки учетной информации, учреждение вправе включить в первичный учетный документ, сформированный на основе унифицированной формы документа, дополнительные реквизиты (данные). При этом удаление учреждением отдельных реквизитов из форм первичных учетных документов, утвержденных Приказом N 52н, не допускается.
Форматы первичных учетных документов носят рекомендательный характер и при необходимости могут быть изменены (ширина колонок, количество строк в таблице и т.д.).

Применение бухгалтерской справки

Справка ф. 0504833 предназначена для отражения учреждением операций, совершаемых в ходе ведения хозяйственной деятельности, а также операций, совершаемых органом, производящим кассовое обслуживание, финансовым органом, не требующим документов от плательщиков, субъектов учета.
Кроме того, на основании рассматриваемой справки производятся бухгалтерские записи, связанные с исправлением ошибок, выявленных учреждением.
При этом исправления записываются соответствующей корреспонденцией по счетам бухгалтерского учета и делается ссылка на номер и дату исправляемого документа и (или) документа, являющегося основанием для внесения исправлений.
Согласно п. 18 Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н), справка ф. 0504833 должна содержать информацию относительно обоснования внесения исправлений, наименование исправляемого регистра бухгалтерского учета (журнала операций), его номер (при наличии), а также период, за который он составлен.
Первичные и сводные учетные документы, а также регистры бухгалтерского учета составляются учреждением на бумажных носителях или при наличии технических возможностей на машинных носителях - в виде электронного документа с использованием электронной подписи (п. 7 Инструкции N 157н). Если обнаружена ошибка, подлежащая исправлению, в электронном регистре бухгалтерского учета, она отражается лицами, ответственными за его ведение, записями, подтвержденными справкой ф. 0504833.
Инструкциями по учету предусмотрен целый ряд ситуаций, когда для отражения операций в учете в качестве первичного документа используется указанная справка. Их можно разделить на несколько больших групп.

Расчетные показатели

Согласно п. п. 180, 184 Инструкции N 157н на основании справки ф. 0504833 отражаются курсовые разницы при учете движения денежных средств учреждений и денежных средств бюджета на счетах в иностранной валюте. Подобные активы подлежат отражению в учете в рублях, а курсовые разницы необходимо отражать на конец каждого отчетного периода. Оформленная справка ф. 0504833 прикладывается к журналу операций с безналичными денежными средствами, журналу по прочим операциям.
Аналогично использование указанной справки для отражения курсовых разниц при конвертации и переоценке активов в иностранных валютах предусмотрено п. п. 74, 77, 78, 81, 82 Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утвержденной Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н (далее - Инструкция N 174н).
Формирование стоимости финансовых вложений бюджетного учреждения в части разницы между стоимостью акций и иных форм участия в капитале в соответствии с договором и балансовой (остаточной), фактической стоимостью вложенного имущества отражается в учете на основании справки ф. 0504833 (п. 119 Инструкции N 174н).
В ряде случаев, для которых инструкциями прямо не предусмотрено использование справки ф. 0504833, учреждениям без нее не обойтись. Например, при отражении в учете резервов предстоящих расходов и принятия соответствующих им отложенных обязательств.
Также справка ф. 0504833, составленная на основании извещения о закупке, может использоваться для отражения принимаемых обязательств в размере начальной (максимальной) цены контракта при определении поставщиков (подрядчиков) конкурентным способом. Подобные случаи использования справки должны быть закреплены в учетной политике учреждения.

Оприходование и списание

Справка ф. 0504833 также используется для переноса остатков по счетам. Так, например, согласно п. 111.1 Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н (далее - Инструкция N 162н), перевод показателей активов и обязательств, сформированных по результатам деятельности казенного учреждения с начала текущего финансового года и числящихся на соответствующих счетах бюджетного учета, осуществляется на дату изменения типа казенного учреждения на бюджетное (автономное) на основании справки ф. 0504833.
Также на ее основании отражаются привлечение и восстановление средств по видам финансового обеспечения. В частности, согласно п. 72 Инструкции N 174н на основании справки отражается привлечение (восстановление) за счет поступлений текущего финансового года средств, полученных бюджетным учреждением по соответствующему виду финансового обеспечения (деятельности), направленных в пределах остатка средств на его лицевом счете на исполнение обязательства, принятого бюджетным учреждением в рамках иного вида финансового обеспечения.
На основании справки ф. 0504833 также отражается перенос остатков в случае внесения в инструкции по учету, план счетов и т.д. изменений.

Оприходование и списание

Согласно п. 34 Инструкции 174н оприходование материальных запасов в сумме их фактической стоимости, сформированной при их приобретении по договору лизинга, отражается на основании требования-накладной ф. 0504204 и справки ф. 0504833.
Также справка ф. 0504833 служит для отражения операций при розничной торговле товарами.
Принятие к бухгалтерскому учету товаров при передаче их на реализацию отражается по розничной цене с обособленным учетом торговой наценки (торговой скидки), на основании первичных учетных документов: акта приемки материалов (материальных ценностей) ф. 0504220, справки ф. 0504833 с приложением расчета, накладной поставщика и других аналогичных документов (п. 46 Инструкции N 174н).
Суммы торговых наценок (скидок) по товарам реализованным, отпущенным или списанным с бухгалтерского учета вследствие их естественной убыли, брака, порчи, недостачи и т.п., отражаются в регистрах учета на основании справки ф. 0504833 с приложением расчета реализованного наложения (п. 47 Инструкции N 157н).
На основании указанной справки отражают отдельные операции по расчету себестоимости готовой продукции, работ, услуг. Так, она служит основанием для распределения:
- накладных расходов с приложением расчета их распределения способом, утвержденным в учетной политике учреждения (п. 60 Инструкции N 174н);
- общехозяйственных расходов, произведенных за отчетный период (месяц) при формировании фактической стоимости изготовления различных видов готовой продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг, с приложением расчета их распределения способом, утвержденным учетной политикой учреждения (п. 62 Инструкции N 174н).

Начисление доходов и расходов

Согласно п. 150 Инструкции N 174н начисление отдельных видов доходов отражается:
- в сумме полученных субсидий на выполнение государственного задания - на основании справки ф. 0504833 и отчета по субсидиям;
- по предоставленным субсидиям на иные цели в объеме расходов, произведенных бюджетным учреждением, источником финансового обеспечения которых являлись субсидии на соответствующие цели, подтвержденные отчетом учреждения, - на основании указанного отчета и справки ф. 0504833;
- в сумме кредиторской задолженности, списанной с балансового учета в связи с отсутствием требований кредитора в период срока исковой давности, - на основании справки ф. 0504833.
На основании рассматриваемой справки, оформленной согласно приказу руководителя учреждения, отражаются операции по принятию (увеличению) обязательств бюджетным учреждением на суммы начисленных пенсий, пособий и иных социальных выплат бывшим работникам бюджетного учреждения (п. 128 Инструкции N 174н).
Согласно п. 129 Инструкции N 174н справка является основанием для отражения операций по исполнению (удержанию, погашению) обязательств бюджетным учреждением в случаях:
- удержания из начисленной суммы оплаты труда, стипендий, а также вознаграждений по гражданско-правовым договорам;
- начисления бюджетным учреждением как налоговым агентом суммы НДС с причитающихся к уплате в соответствии с договором аренды арендных платежей;
- уменьшения обязательств, принятых по государственным (муниципальным) договорам на нужды бюджетного учреждения, в сумме ранее перечисленной предварительной оплаты (зачет аванса).
Также на основании справки ф. 0504833 отражается начисление сумм налогов, сборов, страховых взносов и иных обязательных платежей в бюджеты бюджетной системы РФ, в том числе начисление налога на доходы физических лиц бюджетным учреждением как налоговым агентом - работодателем, начисление государственных пошлин и т.д. Основанием для составления справок в этом случае являются расчеты, декларации, иные документы, подтверждающие суммы принятых обязательств (п. 131 Инструкции N 174н).
Указанной справкой, согласно п. 140 Инструкции N 174н, оформляются также операции по уменьшению задолженности подотчетного лица по возврату не использованных им денежных средств (денежных документов) на сумму произведенных удержаний из оплаты труда (стипендии).
В соответствии с п. 124 Инструкции N 174н справкой ф. 0504833 оформляются, в частности, следующие операции по принятию (увеличению) долговых обязательств бюджетным учреждением:
- начисление суммы долгового обязательства перед гарантом в случае, если последний исполнил требования бенефициара с возникновением эквивалентного регрессивного требования гаранта к бюджетному учреждению - принципалу (отражается на основании справки ф. 0504833, оформленной по документу, подтверждающему возникновение требований гаранта в соответствии с видом объекта учета и содержанием хозяйственной операции);
- начисление суммы долгового обязательства перед гарантом в случае, если последний исполнил требования бенефициара - кредитора бюджетного учреждения по государственному (муниципальному) договору на нужды бюджетного учреждения с возникновением эквивалентного регрессивного требования гаранта к бюджетному учреждению - принципалу (отражается на основании справки ф. 0504833, оформленной по документу, подтверждающему возникновение права требований гаранта).
На основании справки осуществляется списание на финансовый результат текущего года произведенных вложений, сформированных при осуществлении научно-исследовательских, опытно-конструкторских, технологических работ, по которым не получены положительные результаты (п. 53 Инструкции N 174н).
Кроме того, на основании справки ф. 0504833 осуществляется списание с балансового учета нереальной к взысканию суммы задолженности по предоставленным авансам (п. 98 Инструкции N 174н).

Финансовый результат

Закрытие года, отнесение доходов и расходов на финансовый результат также отражаются в учете на основании рассматриваемых справок ф. 0504833. В частности, согласно п. 152 Инструкции N 174н на их основании отражаются:
- отнесение на уменьшение финансового результата бюджетного учреждения суммы дебиторской задолженности по доходам, признанной в соответствии с законодательством РФ нереальной к взысканию;
- отнесение расходов, связанных с реализацией объектов нефинансовых и финансовых активов, на уменьшение финансового результата бюджетного учреждения от операций с активами;
- отнесение себестоимости выполненных бюджетным учреждением работ, оказанных услуг на уменьшение финансового результата бюджетного учреждения от оказания платных услуг (работ);
- отнесение балансовой стоимости реализованных бюджетным учреждением товаров за отчетный период (декаду, месяц) (на основании товарного отчета и справки ф. 0504833);
- отнесение торговой наценки, приходящейся на стоимость товаров, реализованных за отчетный период (декаду, месяц), на финансовый результат текущего финансового года (на основании товарного отчета и справки ф. 0504833 способом "красное сторно");
- отнесение торговой наценки по выявленным недостачам товарам (ущербам, нанесенным товарам), относимой на финансовый результат текущего финансового года (на основании товарного отчета, акта о результатах инвентаризации ф. 0504835 и справки ф. 0504833 способом "красное сторно").
Операциями по отнесению расходов на финансовый результат, отражаемых на основании справки ф. 0504833, согласно п. 153 Инструкции N 174н, являются:
- отнесение общехозяйственных расходов в части не распределяемых на себестоимость готовой продукции (выполненных работ, оказанных услуг);
- отнесение стоимости реализованной готовой продукции на финансовый результат текущего финансового года;
- отнесение на расходы себестоимости выполненных работ, оказанных услуг, оказанных (реализованных) заказчикам (потребителям);
- отнесение на уменьшение финансового результата бюджетного учреждения суммы дебиторской задолженности по расходам, признанной в соответствии с законодательством РФ нереальной к взысканию;
- отражение наценки по товарам, пришедшим в негодность вследствие стихийных бедствий, относимой на финансовый результат текущего финансового года, на основании товарного отчета, акта о списании материальных запасов ф. 0504230 и справки ф. 0504833 способом "красное сторно";
- отнесение расходов бюджетного учреждения, произведенных ранее и учитываемых в составе расходов будущих периодов, на финансовый результат текущего финансового года.
И финальной операцией года, отражаемой на основании указанной справки, является заключение счетов текущего финансового года учреждений (п. 156 Инструкции N 174н).

Справка и электронный документооборот

В Приказе N 52н делается акцент на электронный документооборот без оформления бумажных копий.
Напомним, что согласно п. 7 Инструкции N 157н первичные и сводные учетные документы составляются на машинных носителях в виде электронного документа с использованием электронной подписи при наличии технических возможностей у учреждения.
Согласно Приказу N 52н первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, и (или) на бумажном носителе в случае отсутствия возможности их формирования и хранения в виде электронных документов и (или) в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.
Таким образом, Инструкция N 157н устанавливает возможность вести учет на основании электронных документов, а Приказ N 52н закрепляет приоритет электронной формы над бумажной.
Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ).
Если иное не установлено законодательством или решением о создании корпоративной информационной системы, учреждение вправе для внутреннего документооборота использовать любую подпись (простую, неквалифицированную или квалифицированную).
Однако в соответствии с ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ только документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (ЭП), признается электронным и равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях, кроме случая, если законодательством установлено требование о необходимости составления исключительно бумажного документа.
Квалифицированные ЭП есть в каждом учреждении, так как они используются для обмена документами с территориальным органом Федерального казначейства, инспекцией ФНС России, органами статистики, а также для закупок. Данными подписями, которые выпущены для конкретных сотрудников учреждения, можно пользоваться и для внутренних целей - электронного документооборота.
Учреждения вправе составлять все документы и регистры учета в виде электронного документа, не выводя их на бумагу. Исключением является письменный запрос других участников фактов хозяйственной жизни, а также требование контролирующих органов, суда и прокуратуры (п. 7 Инструкции N 157н).
Важно помнить, что документы, составленные в электронном виде и подписанные ЭП, являются оригиналами в том виде, в каком они созданы, а их вывод на бумажном носителе является, по сути, изготовлением копии. Копии электронных документов на бумажном носителе заверяются в порядке, установленном субъектом учета в рамках формирования своей учетной политики.
Электронный документ после его подписания не подлежит изменению или дополнению. В связи с этим необходимость ставить в некоторых документах отметку бухгалтерии об отражении в учете создавала техническую проблему - как поставить отметку в документе, который изменению уже не подлежит.
Недавним Приказом Минфина России от 16.11.2016 N 209н (далее - Приказ N 209н) были внесены следующие изменения в Методические указания N 52н.
Отметки бухгалтерии о принятии объекта к учету или о его выбытии в случае передачи лицом, ответственным за оформление фактов хозяйственной жизни, первичных учетных документов в виде электронных документов, подписанных электронной подписью, в оформленном первичном учетном документе не проставляются. В этом случае отметки бухгалтерии об отражении в учете указанных операций, а также бухгалтерские записи оформляются в справке ф. 0504833. Указанный порядок также применяется при передаче полномочий по ведению бюджетного (бухгалтерского) учета и формированию бюджетной (финансовой) отчетности иной организации (централизованной бухгалтерии).
Кроме того, согласно п. 2.2.2 Приказа N 209н в Методических указаниях о применении самой справки уточнено, что она применяется:
- органом, осуществляющим кассовое обслуживание, финансовым органом, не требующих документов от плательщиков, субъектов учета;
- при передаче лицом, ответственным за оформление фактов хозяйственной жизни, первичных учетных документов в виде электронных документов, подписанных электронной подписью;
- при отсутствии возможности в оформленном первичном учетном документе заполнения раздела "Отметка о принятии Бухгалтерской справки к учету" (при передаче полномочий по ведению бюджетного (бухгалтерского) учета и формированию бюджетной (финансовой) отчетности иной организации (централизованной бухгалтерии)).
При формировании рассматриваемой справки в случаях, если в первичных (сводных) учетных документах, в том числе представленных в виде электронных документов, подписанных электронной подписью, а также при отсутствии возможности проставления отметки о принятии их к учету и отражения бухгалтерских записей указываются наименование первичного документа, основание, номер, дата и наименование хозяйственной операции.
Таким образом, электронная справка ф. 0504833 фактически стала равноправной заменой отметки бухгалтерии об отражении документа в учете. Это, безусловно, приведет к росту числа электронных справок.

Любая хозяйственная операция из жизнедеятельности учреждения должна найти свое отражение в бухгалтерском учете, и эта тема — далеко не новость для бухгалтеров. Каждый факт деятельности должен быть подтвержден документально. Внесение записей без подтверждающей первичной документации недопустимо.

Для большинства операций финансово-хозяйственной деятельности предприятия предусмотрены специальные унифицированные бланки первичной документации. Применение унифицированных форм не обязательно, и бланки можно разработать самостоятельно или же доработать существующие. Однако многие организации предпочитают применять унифицированные формы первички и учетных регистров.

Но далеко не все события хозяйственной жизнедеятельности экономического субъекта могут быть отражены специальными бланками. Для определенного рода операций нет ни форм, ни нормативов учета. Но это не означает, что такие факты можно скрывать, то есть не отражать в бухучете. Именно для таких операций предусмотрены специальные бланки первичной документации — бухгалтерские справки.

Бухгалтерской справкой можно отразить совершенно любую операцию: от начисления заработной платы или отпускных до формирования себестоимости готового продукта или расходы на оплату налогов в бюджет. Данный бланк первичной документации универсален и позволяет раскрывать обязательные реквизиты для регистрации фактов в учете.

Когда составляют бухгалтерскую справку

В первую очередь определим, что это за справка. Это первичный бухгалтерский документ, который используется для отражения специфических хозяйственных операций учреждения. Например, статья 313 НК РФ регламентирует перечень ситуаций, при которых используется бухсправка:

1. При выявлении неточностей и ошибок в бухгалтерском учете. В такой ситуации составляется образец бухгалтерской справки об исправлении ошибки, который и является подтверждением внесения исправлений в бухучет.
2. При необходимости специфической детализации учета. Например, при ведении раздельного учета по НДС.
3. При необходимости внесения пояснительных записей к хозяйственным операциям. Например, для отражения операций по списанию дебиторской или кредиторской задолженности.
4. Для подтверждения расчетов, производимых при осуществлении хозяйственных операций. Примером данной ситуации может быть , или же или .

Бланк документа

Для внесения аналогичных записей в бухучете используйте унифицированный бланк справки ОКУД 0504833 либо разработайте бланк самостоятельно. Форму разработанного документа утвердите в учетной политике или отдельным приказом.

Проверьте, образец написания бухгалтерской справки должен содержать обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дата его составления;
• полное или сокращенное название организации в соответствии с уставной документацией (дополнительно могут быть отражены реквизиты, идентифицирующие субъект, — ИНН, КПП, адрес);
• суть проведенной хозяйственной операции;
• Ф.И.О. ответственного лица, составившего документ.

Независимо от выбранного бланка, отражайте операции с помощью бухгалтерских справок с соблюдением хронологического порядка. В противном случае споров с налоговыми инспекторами и соответствующих актов не избежать.

Образец бухсправки, самостоятельно разработанной в НКО

Скачать бланк бухгалтерской справки ОКУД 0504833

Правила составления бухсправки

Определим ключевые правила составления документа:

1. Документ составляет ответственное лицо при его объявлении или назначении. Например бухгалтер или главбух.
2. Бланк заполняется от руки (синими или черными чернилами) либо с помощью компьютера. Если в учреждении применяется специальная программа или сайт для ведения бухучета, то бланк заполняется с помощью программных средств.
3. Исправления в документе допустимы. Вносятся в соответствии с установленными требованиями: неверная запись зачеркивается, рядом прописывают верную информацию, заверяют подписью ответственного лица, расшифровкой и печатью.
4. Бухсправку подписывают исполнитель и главный бухгалтер. В некоторых учреждениях бланк могут отправлять на подпись руководителю.

Подшивать бухсправки следует вместе с документацией к соответствующему регистру учета. Например, исправление ошибок в начислении зарплаты: бухсправку подшивают с табелями, ведомостями и приказами.

Красное сторно

Сферы применения бухгалтерской справки довольно разноплановые. Документ может подтверждать и расчетные операции, и детализировать сведения о конкретном событии, и содержать информацию о раздельном ведении учета, а также вносить исправительные записи. Среди упомянутых операций обособленно идут записи с отрицательными числовыми значениями — так называемое красное сторно.

Эта операция используется не только для исправления ошибок, чтобы скорректировать неверные значения, но и для особых видов событий. Например, для списания торговой наценки или для корректировки показателей материально-производственных затрат.

Особенность операции в том, что сама бухгалтерская проводка составляется так же, как и ошибочная запись. Но сумма в данном случае отражается со знаком минус. Все так называемые минусы в бухгалтерском учете принято фиксировать красным цветом. Отсюда и такое название операции — «красное сторно». Для наглядности рассмотрим пример.

По результатам проверки была выявлена излишне начисленная сумма по страховым взносам на заработную плату основного персонала за март. Было начислено 100 000 рублей, а нужно было 97 000 рублей. Излишек составил 3000 рублей.

Проводки будут следующие:

Образец заполнения: исправляем ошибку в учете

Разберем, как правильно составить бухсправку на унифицированном бланке на актуальных примерах. Бухгалтер НКО «Доброволь» при сверке итогов за январь 2019 года выявила, что материальные запасы по счету № б/н на сумму 15 000 рублей были оприходованы дважды. Для исправления ошибки была сделана соответствующая запись в бухучете и оформлена бухсправка.

Образец заполнения бухгалтерской справки 0504833 будет выглядеть так:

Образец заполнения: отражение дополнительной информации и расчетов

НКО «Доброволь» в январе 2019 года израсходовало 300 000 рублей на проведение торжества по случаю юбилея фирмы. Затраты признаны представительскими. Такие затраты могут быть учтены в составе необлагаемой базы, но не более 4 % от затрат на оплату труда.

Организация ежеквартально уплачивает налог на прибыль в размере 24 % (ОСНО). За первый квартал 2019 года затраты на оплату труда персонала составили 1 500 000,00 рублей.

Образец расчета бухгалтерской справки для этого случая будет выглядеть так:

Образец бухгалтерской справки о задолженности для суда

НКО «Доброволь» по договору № 1 от 01.01.2017 поставило ООО «Покупатель» продукцию на сумму 450 000,00 рублей. По договору ООО «Покупатель» должен был перечислить средства на расчетный счет НКО до 28.02.2017. Однако расчет не поступил до настоящего времени.

Юрист НКО «Доброволь» подготовил иск о погашении задолженности. Бухгалтер составил бухсправку для подтверждения дебиторской задолженности в зале судебного заседания.

В бухучете каждую операцию оформляют первичным учетным документом. Один из наиболее значимых в бухучете бюджетных организаций первичных документов – Бухгалтерская справка (форма 0504833). Ее применяют в различных ситуациях. Например, когда нужно исправить ошибку в бухучете или перевести арендованное имущество на балансовый счет.

Расскажем, для каких целей можно применять Бухгалтерскую справку (форма 0504833), кто ее должен заполнять и как. В статье вы сможете скачать пустой бланка формы 0504833 и заполненный образец.

Кто заполняет форму 0504833

Бухгалтерскую справку обычно заполняет бухгалтер, который проводит ту или иную операцию. Главный бухгалтер должен сделать отметку о принятии Бухгалтерской справки к учету. Ответственный исполнитель должен указать контактный телефон, должность, расшифровку подписи и подпись.

Когда необходимо оформлять справку

Специальных сроков для составления Бухгалтерской справки не установлено. Учреждения заполняют данную форму по мере необходимости. Рассмотрим несколько ситуаций, когда необходимо составить форму 0504833.

Ситуация № 1. Перевод арендованного имущества на баланс. С 1 января 2018 года объекты операционной аренды учитывают на балансе – счет 111.40 в сумме арендных платежей за весь срок аренды. Если договор аренды заключили до новых правил, учет нужно скорректировать - перевести объекты на баланс и учесть в сумме остатка обязательств по договору. Такую операцию нужно оформить Бухгалтерской справкой (ф. 0504833).

Ситуация № 2. Ошибка в счете учета. Допустим, проверяющие нашли ошибку в учете. В 2017 году бухгалтер не принял к учету телефон. Его стоимость списал на текущие расходы на счет 0.401.20.221 «Расходы на услуги связи». По акту проверки бухгалтер исправил ошибку и поставил телефон на счет 101.34 «Машины и оборудование». Дополнительные записи он отразил в Бухгалтерской справке (ф. 0504833).

Ситуация № 3. Резервы предстоящих расходов в бухучете. На 2018 год бухгалтер учреждения рассчитал резерв предстоящих расходов на оплату отпусков и оформил Бухгалтерскую справку (ф. 0504833).

Ситуация № 4. Заимствование средств на лицевом счете. Например, в бюджетном учреждении образовалась кредиторская задолженность по коммунальным услугам по КФО 2. Руководитель разрешил привлечь деньги для оплаты из средств госзадания по КФО 4. Эту операцию бухгалтер отразил в Бухгалтерской справке (ф. 0504833) и приложил к ней приказ. Когда деньги за платные услуги поступят на счет, бухгалтер восстановит расход и также составит Бухгалтерскую справку (ф. 0504833).

Ситуация № 5. Зачет аванса по договору. Если в договоре поставки предусмотрен аванс, то после отгрузки товара необходимо зачесть обязательства в счет аванса: Дебет 302.00 Кредит 206.00. Эту операцию нужно отразить в Бухгалтерской справке (ф. 0504833).

13 примеров, когда без Бухгалтерской справки не обойтись

Все случаи, когда необходимо составить форму 0504833 можно найти в Инструкциях по бухучету № 162н (для казенных учреждений) , 174н (для бюджетных учреждений) , 183н (для автономных учреждений) и Инструкции к единому плану счетов № 157н .

Бухгалтерская справка формы 0504833: образцы заполнения

Образцы заполнения справки в разных случаях:

Порядок заполнения формы 0504833

Бланк Бухгалтерской справки (форма ОКУД 0504833) утвержден приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н. Этим же приказом утверждена инструкция по его заполнения. Ниже приведена пошаговая инструкция по заполнению формы 0504833 и образец заполнения для бюджетных учреждений.

Шаг № 1. Укажите дату заполнения формы, наименование учреждения и название подразделения в соответствующих строках.

Шаг № 2. Напишите наименование и основание проводимой операции, на основании какого документа ее проводите и дату этого документа. Также нужно отразить бухгалтерские записи и сумму операции.

Шаг № 3. Бухгалтерскую справку должны подписать ответственные исполнители и указать контактный телефон.

Шаг № 4. Для того, чтобы принять к учету операции, отраженные в Бухгалтерской справке (ф.0504833), главный бухгалтер учреждения или руководитель структурного подразделения заполняет графу "Отметка о принятии Бухгалтерской справки к учету". Одновременно бухгалтерские записи должны быть отражены в соответствующих регистрах бухучета.

Некоторые операции в бухучете не могут быть оформлены первичными документами. Но ведь по правилам бухгалтер не может ничего провести без документально зафиксированного основания. Как быть? Составить такой документ самостоятельно. В этой статье вы найдете образец написания бухгалтерской справки и узнаете о ее особенностях.

Каждый бухгалтер должен уметь сделать, как минимум, три вещи:

• составить баланс;
• найти ошибку;
• составить бухгалтерскую справку.

Именно о последнем пункте пойдет речь в этом материале. Для начала узнаем, что это за бумага такая. И где можно найти образец бухсправки.

Что это за документ

По своей сути бухгалтерская справка является первичным учетным документом, но одновременно выполняет роль и регистра. В ней уполномоченный специалист записывает операции, на которые нет полноценной первички:

• исправление ошибки;
• списание задолженности;
• определение суммы резерва по сомнительным долгам;
• формирование первоначальной стоимости основного средства, которая складывается из нескольких операций;
• ведение раздельного учета НДС;
• и т. п.

В некоторых случаях требуется обычная бухсправка, а в некоторых только справка-расчет, в которой бухгалтер, кроме самой записи, производит вычисления. Например, образец, как составить бухсправку для формирования первоначальной стоимости основного средства выглядит так:

Кроме того, есть другие разновидности этой важной бумаги, которые к первичке не относятся. В частности, если требуется составить информацию по запросу государственного учреждения или суда, в которой описать данные бухучета, уже отраженные в системе бухгалтером, например по задолженности, также составляется бухсправка. В суде, например, с ее помощью можно подтвердить понесенные компанией расходы или сумму ущерба от чьих-либо действий, а также обоснованность заявленных корректировок. Образец бухгалтерской справки о задолженности для суда можно скачать в конце статьи.

Важно помнить только одно: нельзя составлять эту бумагу на операции по оприходованию или реализации материальных ценностей, если в процессе были задействованы сторонние контрагенты. В этом случае применяется другая первичка.

Бланк и обязательные реквизиты

Так как это первичный документ, то необходимо соблюдать два важных условия:

1. Форма и порядок составления должны быть прописаны в учетной политике организации.
2. Наличие обязательных реквизитов, предусмотренных статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402 о бухучете.

Если форму бланка организация может разработать самостоятельно или же использовать образец заполнения бухгалтерской справки (0504833), которая разработана и утверждена приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н для государственных учреждений, то требования к реквизитам довольно строгие. Бланк обязательно должен предусматривать наличие:

• наименования организации;
• номера документа и даты его составления;
• названия документа;
• содержания отраженного факта хозяйственной жизни;
• единицы измерения и способа отражения (денежный или натуральный);
• данных других первичных документов (при необходимости);
• должности и Ф.И.О. лица, совершившего операцию;
• подписи составителя.

Только с соблюдением этих требований заполненный бланк будет считаться действительным.

Образец, как составить бухгалтерскую справку

Ничего сложного в составлении этой бумаги нет. Рассмотрим, например, образец бухгалтерской справки об исправлении ошибки, или, как его называют, сторнировании. В ней бухгалтер должен изложить суть операции, а также обстоятельства, при которых произошла ошибка. Также обязательно нужно написать проводки с исправлениями и указать, как это повлияло на налоги. Если в их исчислении произошли изменения, нужно указать, какие уточненные отчеты требуется сдать. Заверяет бухсправку своей подписью главный бухгалтер.

Только на основании такой бумаги бухгалтер может сделать исправления в Главной книге организации, где никакие исправления не допускаются.

Бухгалтерская справка 0504833 применяется представителями бюджетных организаций или предприятий для отражения особенностей деятельности хозяйственного характера, которая осуществляется органом в рамках кассового обслуживания.

Также на основании данного документа проводится фиксация бухгалтерских записей, которые напрямую связываются с исправлением определенного рода ошибок при их выявлении субъектом соответствующего учета. Все исправления помечаются с помощью специальной записи по счетам с одновременным указанием ссылки на актуальную нумерацию и дату формирования документации.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Для понимания ключевых особенностей такого документа необходимо обратиться к порядку назначения, к установленной инструкции по заполнению, к применяемой форме для скачивания, а также к определенным положениям действующего федерального законодательства.

Что это за документ

Рассматриваемый документ в каждом конкретном случае заполняется уполномоченным сотрудником бухгалтерского отдела организации. При формировании справки в обязательном порядке указывается текущая дата. В соответствующие разделы вписывается полное наименование предприятия, а также реквизиты, включая единицы измерения, и так далее.

Стоит отметить, что в определенных случаях требуется указание полных названий структурных подразделений организации. Что касается табличной части справки, то в ее рамки вносятся следующие сведения:

• название и применяемые основания для осуществления каждой конкретной операции;
• номер и фактическая дата формирования документации;
• номер счета;
• установленная сумма.

Документ подписывается как уполномоченным исполнителем, так и руководством предприятия. В конце справки главный бухгалтер организации проставляет специальную отметку о принятии бумаги к бухгалтерскому учету. Одновременно с этим проводится операция по внесению корректной информации в учетные регистры.

Финансовый руководитель организации несет административную ответственность за правильность заполнения документа и за своевременность оформления соответствующего процесса.

Назначение бухгалтерской справки 0504833

Бухгалтерская справка 0504833 используется для отражения определенного перечня операций:

• осуществляемых в рамках деятельности хозяйственного характера;
• осуществляемых в процессе кассового расчета без требования определенного комплекта документации от непосредственных плательщиков или учетных субъектов;
• для передачи первичной документации, оформленной в электронной форме с применением , тем лицом, которое непосредственно несет ответственность за формирование актов хозяйственной деятельности;
• справка применяется в случае невозможности отражения в рамках первичной документации специальной отметки о принятии к бухгалтерскому учету – пример заключается в том, что это актуально в случаях передачи полномочий по ведению учета прочим бюджетным организациям или сотрудникам централизованных бухгалтерий.

Стоит отметить факт того, что помимо прочего, на основании установленной формы рассматриваемой справки могут быть исправлены все ошибки, которые были допущены уполномоченным бухгалтером при составлении.

Методика исправления заключается в отражении специальной корреспонденции в рамках счетов бухгалтерского учета. Также могут делаться определенные ссылки на номер и дату оформления исправленного документа.

Положения действующего федерального законодательства не предусматривают возможность совершения исправлений в соответствующей документации. При обнаружении недочета должен быть в обязательном порядке сформирован новый бланк.

Наиболее частые ошибки, совершаемые при формировании такой документации, заключаются в следующем:

• отсутствует подпись и ее расшифровка от уполномоченного лица в специальном поле – пометка должна быть обязательно проставлена синей ручкой и не прикрываться организационным оттиском печати;
• фактическая дата формирования справки была указана не в установленном формате;
• оттиск организационной государственной печати был проставлен не в установленном месте.

Заполнение документа в каждом конкретном случае ложится на плечи уполномоченного бухгалтера или другого сотрудника бюджетной организации. Если в рамках оформления не соблюдаются установленные положения действующего законодательства, то на организацию могут быть наложены определенные санкции, а руководству может грозить, помимо административной, и уголовная ответственность.

Инструкция по заполнению

В подавляющем большинстве случаев соответствующая документация заполняется в электронном виде с помощью специализированного программного обеспечения. При этом важно не забывать об установленных нормах, применяемых при заполнении.

Инструкция по оформлению такого документа заключается в следующем:

• должно быть указано точное название бюджетной организации;
• должны быть проставлены прочерки в пустых разделах;
• все даты указываются в точном соответствии с реальным положением дел;
• наличие даже самых незначительных опечаток в рамках данного документа не допускается.

Ниже представлен актуальный образец заполнения справки в табличном виде:

Стоит отметить, что порядок заполнения полей напрямую определяется в зависимости от определенных сумм, установленных в рамках налогового учета. В тех случаях, когда начисления и выплата установленных средств определяется по платежным ведомостям, то более целесообразным является оформление по каждому структурному подразделению организации.

В подавляющем большинстве случаев такая справка подготавливается бухгалтером организации. Обычно это делается в случае, когда документ требуется сотруднику компании или в тех ситуациях, когда его запрашивают территориальные налоговые органы.

В рассматриваемую документацию всегда включаются следующие разделы, которые носят исключительно информационный характер:

• данные об организации, включая ее актуальные реквизиты и полное название;
• налоговые вычеты имущественного и социального характера;
• актуальная кодификация совершаемых операций;
• общая величина доходов за определенный отчетный промежуток времени и размер удержанных налоговых сборов.

Стоит помнить о том, что назначение документа и его корректный порядок, в полной мере регламентируются нормами законодательства.

Форма для скачивания

Бланк рассматриваемой справки был принят специальным Приказом Министерства финансов Российской Федерации 30.04.2015 года вместе с другими формами первичной документации и регистрами. Индекс 0504833 указывает на порядок нумерации, которая содержится в государственном классификаторе управленческой документации. Изначально соответствующая справка предназначалась для организаций, которые осуществляли свою деятельность в государственном секторе.

Среди них стоит выделить следующие:

• органы государственного управления;
• органы местного самоуправления;
• пенсионный фонд РФ;
• федеральная служба страхования населения;
• прочие бюджетные учреждения, относящиеся к государству или муниципалитетам.

Стоит отметить, что любая организация может включить в свою учетную политику соответствующий документ и применять его на общих основаниях. Кроме того, справка может быть принята за основу в рамках формирования собственной первичной документации для операций, которые осуществляются в формате бухгалтерского учета.

Установленная форма бухгалтерской справки включает в себя, помимо основополагающих реквизитов организации, следующие установленные позиции:

• наименование операций и правовой документации для каждого конкретного учетного этапа;
• номер справки;
• фактическая дата формирования;
• номер счета по кредиту или дебету – в качестве таких счетов могут выступать счета организаций как бюджетного, так и коммерческого сектора;
• сумма осуществленных операций.

Ключевым основанием для отражения в рамках бухгалтерского учета той или иной операции из бухгалтерской справки выступает заполненная уполномоченным бухгалтером отметка о принятии справки к учету. Это говорит о том, что при заполнении данной отметки могут быть в дальнейшем осуществлены все сопутствующие записи в специальных учетных регистрах.

Если у уполномоченного сотрудника организации отсутствует возможность проставления отметки о принятии учетной документации, в том числе и электронной, к бухгалтерскому учету, то в данных рамках в рассматриваемой справке указывается наименование первичного документа, а также основание и дату осуществления операции хозяйственного характера.